Klantcase

Gemeente Venray koos Dialog

‘Betrokkenheid is een mooie invalshoek’

Goede medewerkers vinden en ruimte bieden voor ontwikkeling. Speerpunten van gemeente Venray. Een traditioneel MTO was niet het juiste antwoord, het goede gesprek met Dialog wél. 

Kennismaking met Dialog

Vergrijzing en krapte op de arbeidsmarkt. Twee kenmerken van deze tijd die om actie vragen. Zo schetst organisatieadviseur Hanneke Beerkens van de gemeente Venray. Zij houdt zich bezig met het strategisch personeelsmanagement, met twee heldere speerpunten. “Vinden, binden en boeien is belangrijk. Hoe vinden we de juiste mensen én blijven we die interesseren en motiveren. Als ze niet weggaan, hoef je ook geen vervangers te zoeken.”

Een tweede speerpunt richt zich op ontwikkeling van medewerkers. Ze licht toe: “Daar bieden we veel ruimte voor. Het is sowieso goed voor medewerkers om je blijvend te ontwikkelen. Maar als je daar ook de ruimte voor krijgt, ben je langer geneigd om voor deze organisatie te blijven werken.”

Efficiënt beleid steunt op een solide fundament. Beerkens: “Wil je mensen enthousiasmeren, dan moet je natuurlijk wel beginnen bij de basis. Hoe gaat het op dit moment met onze medewerkers? Hoe betrokken voelen zij zich bij de organisatie? Als een soort nulmeting.” Een traditioneel medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) was niet het juiste antwoord op die vraag: “Dat deden we in het verleden, maar daar zijn we een beetje klaar mee. Het gaat niet alleen om tevredenheid. Je kan tevreden mensen hebben en als gemeente toch slechte dienstverlening realiseren. Dat is niet de insteek die we zochten.”

“Een van de instrumenten die we tegenkwamen, was Dialog. Dat ging heel erg uit van betrokkenheid. Dat vonden wij een mooie invalshoek, we volgden een webinar. Ook die sprak ons aan. Het is bij Dialog relatief eenvoudig om zelf zaken toe te voegen die je belangrijk vindt. De feedbackmogelijkheid beviel ons, daardoor kunnen medewerkers toelichting geven op hun antwoorden. Want alleen een score zegt niet veel, het gaat om het verhaal dat mensen erbij vertellen.”

Een bijzondere en vrij diverse gemeente, zo kan je Venray wel schetsen. Gelegen bij de Duitse grens, in de driehoek tussen Venlo, Eindhoven en Nijmegen. Je hebt de stad, met zo’n dertigduizend inwoners. Daarbij nog dertien omringende kernen, die samen zo’n vijftienduizend inwoners hebben. Van boerenprotest tot drugsoverlast, de 400 medewerkers van de gemeente hebben uiteenlopende uitdagingen.

Het eerste onderzoek met Dialog

Een vergelijking met eerdere uitkomsten van MTO’s was niet aan de orde, legt Beerkens uit. “Dat zou appels met peren vergelijken zijn. De afgelopen drie jaar is ongeveer een derde van het personeel vernieuwd, in coronatijd is er ook veel veranderd. Dit is voor ons echt een nieuwe fase.”

De eerste meting bood handvatten: “Daar kwamen thema’s uit waarmee we aan de slag kunnen. We hebben die besproken met het management: zou je eens willen kijken in je team? Wat waarderen mensen, wat is een aandachtspunt? Daaruit kwamen verschillende onderwerpen; sommige om organisatiebreed te bespreken, andere om op teamniveau uit te werken.”

Een voorbeeld kan Beerkens wel geven: “Werkdruk, die is hoog. Dat denken mensen niet van ambtenaren, maar daar kampen we echt mee.” Het gesprek geeft inzicht in de oorzaak: “Is dat een individueel probleem, zijn het sterke ambities van de organisatie, is het een werkproces?”

Met elkaar in gesprek gaan

De uitkomsten zijn het voertuig van een gesprek, legt Beerkens uit. “Dialog geeft scores die je kan vergelijken met die van andere teams. Die bespraken de teammanagers met hun eigen team. Om uit te vinden ‘wat speelt er nou specifiek bij ons?’ Dat kan iets zijn waar je onderling afspraken over kan maken, zoals hybride werken. In sommige teams werken veel mensen thuis, waardoor ze elkaar onvoldoende spreken, de saamhorigheid vermindert. Dat belemmert de samenwerking. Daar kun je samen afspraken over maken over hoe dat beter kan.”

Het draait zeker níet om scores: “Die zijn niet belangrijk, het gaat om het startpunt van een gesprek. Als je niets kan laten zien, is het lastig met elkaar in gesprek te komen. Nu gaan mensen zich verdedigen of uitleggen waarom ze bepaalde dingen aangeven. Met name open vragen hielpen. Niet alleen vinkjes zetten, ook uitleggen waarom ze dat doen. Dat is voor ons een heel belangrijk onderdeel van Dialog. Je ziet daardoor ook hoe verschillend mensen naar dezelfde vraag kunnen kijken.”

Zo vormt Dialog niet alleen een gereedschap voor de organisatie, óók voor de medewerker zelf. “Als medewerker ben je medeverantwoordelijk voor je eigen tevredenheid of betrokkenheid. Sommige zaken kan je niet beïnvloeden, die moet de organisatie faciliteren.” Het gesprek aangaan, is een eerste stap daarin. Ook slechte cijfers zijn dan ‘goed’, legt Beerkens uit: “Als mensen betrokken zijn, zijn mensen kritisch. Juist die mensen koester je.”

Ervaringen van een teammanager

Ruud Steegh is teammanager Schakelplein bij de gemeente Venray. De plek waar meldingen binnenkomen rond de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en jeugd, in geval van een hulpvraag. Maar ook rond onderwerpen zoals zorg en veiligheid, leerlingenvervoer en leerplicht/doorstroompunt. Zijn team telt 45 mensen.

Hij ging sámen met het team aan de slag met Dialog. En samen is wat hem betreft een kernbegrip in het proces: “Ik heb een rol in verbetering, maar het onderwerp is van ons allemaal. Als je ermee aan de slag gaat, heeft iedereen daar een rol in.”

De resultaten uit het eerste onderzoek met Dialog maakte hij zo compact mogelijk. “We keken naar de hoogste scores en vertaalden drie positieve zaken waarmee we doorgaan. Bij de laagste scores maakten we een top drie van zaken die we aanpakken en verbeteren.”

Waardering

In de verbeterpunten zat een eenduidig thema, namelijk waardering. Steegh vertelt: “Daarop brachten we verdieping aan. Welke soort waardering verwacht je? Van je collega, iemand buiten je team, van inwoners of je manager?” De antwoorden waren divers: “Iedereen is anders, wenst iets anders en op ‘n ander moment.” 

In teamverband werd verder over waardering gesproken. Steegh: “Ik vond het mooi dat mensen openhartig waren. Iedereen denkt verschillend over zo’n onderwerp, dat mág en kán ook. Wat iemand nodig heeft, is geen eenheidsworst. Je kan niet aan één knop draaien en alles is opgelost.” 

Maar het gesprek is wel de aanzet tot concrete verbeteringen. “Een voorbeeld van waardering was dat collega’s weten wat je doet. Met welke moeilijke onderwerpen een jeugdconsulent te maken heeft, bijvoorbeeld. Dat kunnen we laten zien in onze interne communicatie. Dat is eigenlijk een simpele oplossing.” 

Bij een volgend onderzoek hoopt Steegh resultaten te zien. Maar het belangrijkste doel is wat hem betreft al gehaald: “We voeren met elkaar het gesprek over dit thema.”

Ontdek ons platform

Ontdek alle functies en ervaar zelf de voordelen.

Registreer nu voor de gratis klikbare demo!

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'

Ontvang de beste artikelen, e-books, tools en video’s over het vernieuwen van de HR-cyclus.

Download de gratis toolbox nu!

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'