Zo haal je het maximale uit je komende evaluatieronde

Om het maximale uit een evaluatieronde te halen is het waardevol om jouw medewerkers en leidinggevenden hier zo goed mogelijk bij te ondersteunen en activeren. In onderstaande webinar opname ontdek je hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Toolkit

Onderstaand vind je een toolkit met stappen en interventies die je kunt doen om je medewerkers en leidinggevende optimaal te ondersteunen voor, tijdens en na de evaluatieronde. Je kunt voor jezelf bedenken welke stappen waardevol gaan zijn voor jouw organisatie. Voor elke stap vind je verderop in dit artikel de ondersteunende materialen.

Stappen ter voorbereiding van de evaluatieronde

  • Stap 1: Maak een planning voor de evaluatieronde
  • Stap 2: Controleer evaluatie instellingen in Dialog
  • Stap 3: Inspirerende aankondiging naar leidinggevenden en medewerkers door Directie/MT/Sponsor
  • Stap 4: Plaats een aankondiging op intranet en hang posters op

Stappen gedurende de evaluatieronde

  • Stap 5: Verstuur instructiemail over start evaluatie naar medewerkers en leidinggevenden
  • Stap 6: Houdt real-time inzichten bij via de dashboards
  • Stap 7: Verstuur herinnering naar leidinggevenden

Ga naar onderdeel >

Stappen na afloop van de evaluatieronde

  • Stap 8: Controleren of evaluaties zijn afgerond
  • Stap 9: Verstuur bericht naar leidinggevenden die nog evaluaties open hebben staan
  • Stap 10: Bedank de medewerkers na de evaluatieronde
  • Stap 11: Evalueer de evaluatieronde
  • Stap 12: Zet herinnering in agenda voor voorbereiden volgende evaluatieronde

Ga naar onderdeel >

Stappen ter voorbereiding van de evaluatieronde

Stap 1

Maak een planning voor de evaluatieronde

Wanneer: 6 weken voor start evaluatieronde

Hoe: bepaal welke stappen je voor, tijdens en na de evaluatieronde gaat oppakken. Verwerk deze alvast in je agenda/planning.

Je kunt deze planning eenvoudig maken en bijhouden via deze Excel

Wanneer: 3 weken voor start evaluatieronde

Hoe: controleer:

  1. of de start- en einddatum van de evaluatie juist is (lees hier hoe je dit doet)
  2. of je een eigen tekst in de aankondigingsmail hebt toegevoegd (klik hier voor een opzet tekst)
  3. of het evaluatieformulier naar wens is (lees hier hoe je dit doet)
  4. (optioneel) als je wijzigingen in het evaluatieformulier wilt aanbrengen, neem contact op met support@dialog.nl.

Stap 2

Controleer evaluatie instellingen in Dialog

Stap 3

Inspirerende aankondiging naar leidinggevenden en medewerkers door Directie/MT/Sponsor

Wanneer: 2 weken voor start evaluatieronde

Hoe: bij een evaluatie heeft de leidinggevende andere verantwoordelijkheden dan de medewerker. Het is daarom waardevol om beide groepen apart te informeren over wat er van ze verwacht wordt. Hieronder vind je mailtemplates die je hiervoor kunt gebruiken.

Mailtemplate aankondiging evaluatie (medewerker)

Mailtemplate aankondiging evaluatie (leidinggevende)

TIP: het is nog mooier als de CEO/sponsor deze tekst als videoboodschap kan inspreken. Je kunt de video dan in de mail delen.

Wanneer: 1 week voor start evaluatieronde

Hoe: naast het versturen van een mail kan het ook waardevol zijn om een bericht op intranet te plaatsen. Om deze mooi aan te kleden kun je ook een poster toevoegen. Hieronder vind je een opzet voor het aankondigingsbericht en een aantal posters.

Bericht op intranet (evaluaties)

Posters evaluaties

Stap 4

Controleer evaluatie instellingen in Dialog

Stappen gedurende de evaluatieronde

Stap 5

Verstuur instructiemail over start evaluatie naar medewerkers en leidinggevenden

Wanneer: 1 dag na start evaluatieronde

Hoe: Mailtemplate start evaluatieronde (medewerker en leidinggevende)

Wanneer: Gedurende de evaluatieronde

Hoe: via de dashboards in Dialog heb je real-time inzichten in de voortgang van de evaluaties. Op die manier kun je nog extra sturen op de voortgang. Hieronder staat een artikel met extra uitleg over hoe je deze pagina kunt aflezen.

Wat kan ik terugvinden in de evaluatierapportage (tab Inzicht)?

Stap 6

Controleer evaluatie instellingen in Dialog

Stap 7

Verstuur herinneringsmail naar leidinggevenden

Wanneer: 1 dag na start evaluatieronde

Hoe: Mailtemplate start evaluatieronde (medewerker en leidinggevende)

Stappen na afloop van de evaluatieronde

Wanneer: direct nadat de evaluatieronde is afgelopen

Hoe: via de evaluatierapportage controleer je of de evaluaties zijn afgerond (lees hier hoe je dit doet)

Stap 8

Controleren of evaluaties zijn afgerond

Stap 9

Verstuur bericht naar leidinggevenden die nog evaluaties open hebben staan

Wanneer: direct nadat de evaluatieronde is afgelopen

Hoe: Benader de leidinggevenden die nog evaluaties van medewerkers open hebben staan. Hebben ze nog gesprekken gepland staan? Lopen ze tegen dingen aan? Welke hulp hebben zij van HR nodig om alle evaluaties af te ronden.

Mailtemplate afronden evaluaties (leidinggevenden)

Wanneer: binnen 1 week nadat de evaluatieronde is afgelopen

Hoe: verstuur een mail of plaats een bericht op intranet waarbij je de medewerkers een compliment geeft en bedankt voor de tijd en energie die ze in hun evaluatie gestopt hebben.

Mailtemplate bedanken medewerkers na evaluatieronde

Stap 10

Bedank de medewerkers na de evaluatieronde

Stap 11

Evalueer de evaluatieronde

Wanneer: 2 weken na de evaluatieronde

Hoe: Het kan heel waardevol zijn om terug te kijken op hoe de evaluatieronde is verlopen. Wat ging er goed en op wat zou nog verbeterd kunnen?

Wanneer: Na het evalueren van de evaluatieronde

Hoe: Zet een herinnering 6 weken voor de start van de volgende evaluatieronde zodat je op tijd start met een nieuwe planning.

Stap 12

Zet herinnering in agenda voor volgende evaluatieronde

Ontdek ons helpcenter met artikelen voor het gebruik van Dialog

Ontdek ons platform

Ontdek alle functies en ervaar zelf de voordelen.

Registreer nu voor de gratis klikbare demo!

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'

Ontvang de beste artikelen, e-books, tools en video’s over het vernieuwen van de HR-cyclus.

Download de gratis toolbox nu!

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'