Zo voer je als manager een slecht-nieuwsgesprek

Vertellen dat een contract niet wordt verlengd. Een promotie afwijzen. Een negatieve beoordeling brengen. Iedere manager kent het, niemand kijkt ernaar uit. Met de juiste voorbereiding breng je vervelend nieuws helder én respectvol.

carrierepad

Wat is een slecht-nieuwsgesprek?

Een slecht-nieuwsgesprek is een gesprek waarin je als manager een boodschap overbrengt met negatieve gevolgen voor je medewerker. Zoals een afwijzing, reorganisatie of ontslag. Het bestaat uit drie fasen: de boodschap direct brengen, ruimte geven aan de reactie en vervolgstappen bespreken.

Deze gesprekken horen onvermijdelijk bij leidinggeven. Je kunt ze niet prettig maken, wel professioneel. Zodat je medewerker zich serieus genomen voelt, ook als de boodschap hard aankomt.

In het kort

Belangrijkste conclusies

Denk jij soms ook 'too long, didn't read'? In dit blokje zetten we het belangrijkste simpel voor je op een rij.
1
Breng de boodschap direct, zonder inleiding of verzachting.
2

Volg de drie fasen: boodschap, opvang van de reactie, vervolg.

3

Geef ruimte aan emotie en ga niet in discussie over het besluit.

4

Plan 30 tot 60 minuten en houd je agenda erna vrij.

5

Sluit af met een concrete vervolgafspraak en bevestig die schriftelijk.

6
Dialog helpt slecht nieuws te laten rusten op eerdere, vastgelegde feedback.

Waarom vinden managers een slecht-nieuwsgesprek lastig?

Managers zien vaak op tegen een slecht-nieuwsgesprek omdat de reactie onvoorspelbaar is. Je weet niet of iemand boos wordt, moet huilen of stil valt. Die onzekerheid maakt dit soort gesprekken spannend.

Daarbij komt medeleven. Doorgaans gun je je medewerker dit nieuws niet. Misschien ben je het zelf niet eens met het besluit dat je moet brengen.

Het belangrijkste is hoe je het nieuws brengt. Helder en met aandacht voor de ander.

Zo bereid je een slecht-nieuwsgesprek voor

Een goede voorbereiding op een slecht-nieuwsgesprek bestaat uit deze vier stappen:
1

Bepaal je doel

Wat moet aan het eind van het gesprek duidelijk zijn? Bijvoorbeeld: de medewerker weet dat zijn contract niet wordt verlengd en er staat een vervolgafspraak
2

Formuleer één kernboodschap

Vat het besluit samen in één heldere zin, zonder omhaal of verzachting. 
3

Schrijf een paar zinnen uit

Bedenk vooraf je openingszin en één of twee zinnen om de reactie op te vangen. Dan hoef je niet onder spanning te improviseren.
4

Check de feiten

Een sterke voorbereiding leunt op wat je eerder hebt vastgelegd en besproken. Deel concrete voorbeelden van gedrag. Dan sta je stevig in je verhaal.

 Kies daarnaast een rustige ruimte en plan 30 tot 60 minuten. Zorg voor een lege agenda daarna. Dan hoef je het gesprek niet af te raffelen als de emoties hoog oplopen.

 Managers die moeite hebben met slecht-nieuwsgesprekken, kunnen ook baat hebben bij training met een rollenspel. Om te focussen op de eigen handelwijze en te ontdekken hoe je stuurt naar een effectieve manier om het gesprek te voeren.

De drie fasen van een slecht-nieuwsgesprek

Boodschap, reactie, vervolg

Een slecht-nieuwsgesprek verloopt in drie fasen. Met de boodschap, de reactie en de oplossing en het vervolg. Met die volgorde houd je zelf de regie en weet je medewerker waar hij aan toe is.

1

Breng de boodschap meteen

Val met de deur in huis. Begin niet over koetjes en kalfjes en rek de opening niet. Dat maakt de spanning alleen groter.

Zeg in gewone woorden wat er aan de hand is. Houd je boodschap duidelijk en concreet, zodat er geen misverstand over kan bestaan.

2

Geef ruimte voor de reactie

Na je boodschap volgt de schrikfase. Daarin komt het nieuws binnen en komt de emotie los. Verwacht boosheid, verdriet of juist stilte. Geef die emotie de ruimte.

Luister en ga niet in discussie over het besluit zelf. Toon je medeleven met een ik-boodschap, bijvoorbeeld dat je ziet hoe hard dit aankomt.


3

Bespreek de oplossing en het vervolg

Als de eerste reactie is gezakt, leg je uit wat er verder gaat gebeuren. Vertel welke stappen volgen en wat dat voor je medewerker betekent.

Maak een concrete vervolgafspraak. Bevestig de afspraken per e-mail, zodat je er later op terug kan vallen.


Do's en don'ts bij een slecht-nieuwsgesprek

Gebruik dit overzicht als korte check voor het gesprek.
Wel doen
Niet doen
Breng het nieuws direct en duidelijk
Het gesprek uitstellen
Laat ruimte voor de reactie
Het nieuws verzachten of verbloemen
Luister en toon empathie
In discussie gaan over het besluit
Blijf rustig en zakelijk
Je eigen twijfel over het besluit uiten
Sluit af met een concreet vervolg
Het gesprek onnodig lang rekken

Een slecht-nieuwsgesprek: voorbeeldzinnen

Voorbeeldzinnen kunnen je helpen om de juiste toon te vinden voor een opening van het gesprek. Pas ze aan naar je eigen situatie en woorden.

“Ik heb vervelend nieuws voor je, dat wil ik meteen met je delen. We gaan je contract niet verlengen."
 
"Ik zie dat dit hard aankomt. Neem gerust even de tijd, we hoeven niet meteen verder."
 
"Ik snap dat er nu veel op je afkomt. Laten we een andere afspraak plannen om de volgende stappen rustig door te nemen."

Hoe voorkom je dat slecht nieuws als een verrassing komt?

Slecht nieuws komt zelden goed binnen als het uit de lucht komt vallen. Het landt beter als je medewerker de signalen al eerder heeft gehoord in eerlijke, opbouwende feedback.

  • Leg die feedback en de gemaakte afspraken doorlopend vast. Zo bouw je documentatie op waar je later naar kunt verwijzen. Je medewerker herkent het nieuws in plaats van erdoor overvallen te worden.

  • Koppel dit aan regelmatige 1-op-1-gesprekken. In die gesprekken bespreek je hoe het gaat, benoem je tijdig zorgen en voorkom je dat kleine signalen uitgroeien tot een grote verrassing.

Interface Dialog

Hoe helpt Dialog hierbij?

Een slecht-nieuwsgesprek staat nooit op zichzelf. Toch missen veel organisaties het verslagen van eerdere gesprekken en feedback, waardoor slecht nieuws als een verrassing komt.

Dialog helpt organisaties om:

  • feedback en observaties direct vast te leggen, zodat niets verloren gaat
  • gesprekken te koppelen aan doelen en ontwikkeling met Dialog Performance
  • 1-op-1's voor te bereiden en op te volgen met continue feedback
  • moeilijke boodschappen logisch te laten aansluiten op wat eerder is besproken

Zo rust slecht nieuws op vastgelegde documentatie. En wordt het geen onaangename verrassing. Precies daar ontstaat het verschil tussen overvallen en begeleiden.

Veelgestelde vragen

Dialog Performance boost prestaties

Met Dialog Performance staat een signaal niet op zichzelf. Bekijk wat dat betekent voor manager en medewerker.
Ontdek Dialog Performance