Privacyverklaring
Januari 2026 – Versie 1.14
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Dialog B.V. (hierna: “Dialog”). Dialog verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.
1. Rollen en verantwoordelijkheden
Afhankelijk van de dienstverlening treedt Dialog op als:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor eigen marketing- en communicatieactiviteiten; en
- Verwerker wanneer Dialog persoonsgegevens verwerkt namens haar klanten binnen het Online platform.
Wanneer Dialog als verwerker optreedt, bepaalt de klant (verwerkingsverantwoordelijke) het doel en de middelen van de verwerking.
2. Soorten persoonsgegevens
Dialog kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Identificatiegegevens (zoals naam, functie, organisatie)
- Contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer)
- Gebruiks- en interactiegegevens (zoals inlogmomenten, klikgedrag, e-mail open rates)
- Technische gegevens (zoals IP-adres, browserinformatie)
- Communicatiegegevens
Dialog verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit expliciet is overeengekomen en wettelijk toegestaan.
3. Doeleinden en grondslagen van verwerking
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uitvoering van overeenkomsten | Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst |
| Gebruik en beheer van het platform | Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst |
| Klantenservice en support | Gerechtvaardigd belang |
| Marketingcommunicatie | Toestemming |
| Analyse en verbetering van diensten | Gerechtvaardigd belang |
| Wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting |
4. Gebruik van HubSpot
Dialog maakt gebruik van HubSpot, een CRM- en marketingautomatiseringsplatform, voor marketing- en communicatieactiviteiten. HubSpot verwerkt persoonsgegevens namens Dialog als verwerker.
Omdat HubSpot is gevestigd in de Verenigde Staten, kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Deze doorgifte vindt plaats op basis van Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende passende waarborgen, waaronder technische en organisatorische maatregelen.
Meer informatie over de verwerking door HubSpot is te vinden in HubSpot’s Privacy Policy.
5. Marketing en toestemming
Dialog gebruikt persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, zoals het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen, uitsluitend indien hiervoor expliciete toestemming is verkregen.
Toestemming is vrijelijk gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig en kan op elk moment worden ingetrokken. Iedere marketingmail bevat een afmeldmogelijkheid (opt-out).
6. Profilering en geautomatiseerde verwerking
Dialog kan in beperkte mate gebruikmaken van profilering voor marketingoptimalisatie, zoals segmentatie op basis van interacties. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolgen of andere significante gevolgen voor betrokkenen.
7. Inzage en toegang tot gegevens
De zichtbaarheid van persoonsgegevens binnen het Online platform wordt bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke via autorisatie-instellingen.
Bij vragen kunnen eindgebruikers/leidinggevenden terecht bij de interne contactpersoon (veelal HR). Beheerders kunnen contact opnemen met Dialog via support@dialog.nl of bellen naar +31 30 7600 290.
8. Bewaartermijnen
Dialog bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Bewaartermijnen worden vastgesteld op basis van het type gegevens, het verwerkingsdoel en wettelijke verplichtingen.
9. Delen van persoonsgegevens en subverwerkers
Dialog deelt persoonsgegevens uitsluitend met subverwerkers indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de AVG. Een actueel overzicht van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar via support@dialog.nl.
10. Beveiliging van persoonsgegevens
Dialog neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Nadere toelichting is opgenomen in het Beveiligingsbeleid, opvraagbaar via support@dialog.nl.
11. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben het recht om:
- inzage te krijgen in hun persoonsgegevens;
- persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen;
- verwerking te beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking;
- gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
- gegeven toestemming in te trekken.
Verzoeken kunnen worden ingediend via support@dialog.nl. Daarnaast kunnen verzoeken met betrekking tot gegevensprivacy (zoals inzage, correctie, verwijdering of dataportabiliteit) rechtstreeks worden ingediend via het gegevensprivacy-aanvraagformulier van HubSpot: https://eu1.hs-data-privacy.com/request/CpLJXSoCMFgp8Gays2gxCA. Dialog behandelt alle verzoeken conform de AVG binnen de wettelijk vastgestelde termijnen.
Betrokkenen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
Dialog behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden direct op deze pagina gepubliceerd. Wij adviseren deze verklaring regelmatig te raadplegen. Op de rechtsverhouding is Nederlands recht van toepassing.
Privacy Policy
4 February 2025 – Version 1.14
This Privacy Policy applies to the processing of personal data by Dialog B.V. (“Dialog”). Dialog processes personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable Dutch data protection laws.
1. Roles and responsibilities
Depending on the services provided, Dialog acts as:
- Controller for its own marketing and communications activities; and
- Processor when processing personal data on behalf of its customers within the Online Platform.
Where Dialog acts as a processor, the customer (controller) determines the purposes and means of processing.
2. Categories of personal data
Dialog may process the following categories of personal data:
- Identification data (e.g., name, job title, organisation)
- Contact data (e.g., email address, phone number)
- Usage and interaction data (e.g., login moments, click behaviour, email open rates)
- Technical data (e.g., IP address, browser information)
- Communications data
Dialog does not intentionally process special categories of personal data, unless explicitly agreed and legally permitted.
3. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis |
|---|---|
| Performance of agreements | Necessary for contract performance |
| Use and administration of the platform | Necessary for contract performance |
| Customer service and support | Legitimate interests |
| Marketing communications | Consent |
| Analytics and service improvement | Legitimate interests |
| Legal obligations | Legal obligation |
4. Use of HubSpot
Dialog uses HubSpot, a CRM and marketing automation platform, for marketing and communications activities. HubSpot processes personal data on Dialog’s behalf as a processor.
As HubSpot is located in the United States, personal data may be transferred outside the European Economic Area (EEA). Such transfers take place on the basis of Standard Contractual Clauses (SCCs) and additional appropriate safeguards, including technical and organisational measures.
For more information on how HubSpot processes your data, please refer to HubSpot’s Privacy Policy.
5. Marketing and consent
Dialog uses personal data for marketing purposes (such as newsletters and invitations) only where explicit consent has been obtained. Consent can be withdrawn at any time, and every marketing email includes an unsubscribe option.
6. Profiling and automated processing
Dialog may use limited profiling for marketing optimisation, such as segmentation based on interactions. Dialog does not carry out automated decision-making that produces legal effects or similarly significant effects for individuals.
7. Access to data
Access and visibility within the Online Platform are determined by the controller through authorisation settings. Questions? End users/managers can contact their internal contact (often HR). Administrators can email support@dialog.nl or call +31 30 7600 290.
8. Retention
Dialog retains personal data no longer than necessary for the purposes for which it was collected, unless a statutory retention obligation applies. Retention periods are determined based on the type of data, the purpose of processing, and legal requirements.
9. Sharing and sub-processors
Dialog shares personal data only with sub-processors where necessary to deliver its services. Dialog has entered into GDPR-compliant processing agreements with its sub-processors. An up-to-date overview of sub-processors is available upon request via support@dialog.nl.
10. Security
Dialog implements appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse, and unauthorised access. Further details are described in our Security Policy (available upon request via support@dialog.nl).
11. Your rights
Individuals have the right to request access, rectification, erasure, restriction, to object to processing, data portability, and to withdraw consent at any time. Requests can be submitted via support@dialog.nl.
Privacy-related requests (such as access, correction, deletion, or data portability) may also be submitted directly via HubSpot’s data privacy request form: https://eu1.hs-data-privacy.com/request/CpLJXSoCMFgp8Gays2gxCA. Dialog will handle requests in accordance with the GDPR within the applicable statutory time limits.
You also have the right to lodge a complaint with the Dutch supervisory authority: the Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Changes
Dialog may update this Privacy Policy from time to time. Updates are published on this page. These terms are governed by Dutch law.
