Case study - RAM-IT

De leidinggevende van de toekomst in IT

Marit de Wild (CHRO bij RAM-IT) over leiderschap, cultuurverandering en medewerkerbehoud in de IT-sector.

RAM IT
Achtergrond

IT-dienstverlener in zorgsector met 400+ medewerkers.

RAM-IT ontzorgt zorgorganisaties door hun IT-omgeving volledig in te richten en te beheren, zodat verpleegkundigen en andere zorgprofessionals zich kunnen concentreren op de patiënt. RAM-IT bestaat al 32 jaar en is de afgelopen jaren flink gegroeid, onder meer door een aantal strategische overnames.

Die groei bracht ook een leiderschapsvraagstuk met zich mee: hoe zorg je ervoor dat een organisatie die van oudsher drijft op technische expertise, ook de juiste mensen op leidinggevende posities heeft?

Uitdaging

Van techneut naar leidinggevende

Zoals bij veel IT-bedrijven was de oorspronkelijke aanpak bij RAM-IT om de beste techneuten door te laten groeien naar managementfuncties. Dat werkte in de beginjaren goed, maar naarmate de organisatie groeide, werd duidelijk dat technische uitmuntendheid niet automatisch leidt tot goed leiderschap.

CHRO Marit de Wild  zegt: “We hebben een transitie gemaakt waarbij we ook leidinggevenden van buiten hebben aangetrokken. Maar toen bleek dat onze techneuten het misten: ze konden niet meer even sparren met hun leidinggevende over de inhoud. De techniek snappen is in deze sector echt belangrijk.”

RAM-IT trok externe managers aan die sterk waren in people management, maar daarmee verdween een stuk geloofwaardigheid richting de technische teams. Niet alle externe managers konden die kloof overbruggen via training. De organisatie leerde dat de ideale leidinggevende in IT een combinatie moet hebben: technisch inzicht én oprechte interesse in mensen.

De aanpak

Een hybride leiderschapsmodel

Op basis van die ervaring bouwde RAM-IT een model dat rust op meerdere pijlers.

Gerichte selectie en doorgroei 

RAM-IT zoekt nu bewust naar leidinggevenden die zowel de techniek begrijpen als het mensgerichte aspect van hun rol intrinsiek motiverend vinden. Techneuten die liever specialist blijven, krijgen daarvoor de ruimte. De organisatie heeft extra specialistenrollen gecreëerd, zodat doorgroei niet automatisch een leidinggevende functie vereist. Zo worden waardevolle medewerkers behouden zonder hen in een rol te duwen die niet bij hen past.

HR business partners als sparringpartners  

Drie jaar geleden was Marit de Wild zelf de eerste HR business partner binnen RAM-IT. Inmiddels heeft zij een collega HR business partner aangesteld. Zij voeren regelmatig gesprekken met leidinggevenden. Niet als controleur, maar als klankbord. Leidinggevenden kunnen terecht met teamvraagstukken, personeelskwesties en dilemma’s rondom functioneren of ontwikkeling.

Leiderschapstrainingen en coaching

RAM-IT is begonnen met het aanbieden van trainingen aan (startende) leidinggevenden, met aandacht voor gesprekstechnieken en situationeel leidinggeven. RAM-IT is nog in de opstartfase hiervan. Daarnaast wordt samengewerkt met een extern coachingsbedrijf voor begeleiding op maat voor medewerkers. De boodschap: hulp vragen is geen zwakte, maar een teken van volwassen leiderschap. 

 

Structurele één-op-één gesprekken

Van elke leidinggevende wordt verwacht dat hij of zij minimaal eens per twee weken een één-op-één gesprek voert met elk teamlid. Bij grotere teams (15+ medewerkers) zijn leidinggevenden volledig dedicated aan hun people management rol. Kleinere teams werken met een supervisorrol waarbij leidinggevenden ook nog operationeel actief zijn.

Rol van data

Data en technologie als fundament

RAM-IT koppelt leiderschap nadrukkelijk aan data:

  • Verzuimcijfers per team zijn een vroege indicator van mogelijke knelpunten in de teamdynamiek of het leiderschap. Opvallend hoog verzuim in een specifiek team is een directe aanleiding voor een gesprek met zowel de leidinggevende als de betrokken medewerkers.

  • Medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken worden twee keer per jaar uitgevoerd. Leidinggevenden kunnen de resultaten van hun eigen team direct inzien en gebruiken als basis voor teamgesprekken. Aanvullend monitort HR via het performancesysteem of gesprekken daadwerkelijk plaatsvinden en worden afgerond.

  • Een bijzonder element is de constructie rondom verzuimmanagement: de arbo-arts is eens per drie weken aanwezig op kantoor. Bij langdurig of frequent verzuim spreken zowel de arbo-arts als de leidinggevende met de medewerker, in hetzelfde gesprek. Waarbij de medewerker eerst tijd heeft om alleen met de bedrijfsarts te spreken en af te stemmen wat gedeeld kan worden met de leidinggevende. Dit voorkomt ruis en zorgt dat alle partijen hetzelfde verhaal hebben over re-integratie en werkhervatting.

Doelen koppelen aan organisatiedoelstellingen

Werken met Rocks

Om teamdoelen te verbinden aan de bredere organisatiestrategie werkt RAM-IT met een kwartaalsysteem op basis van Rocks (vergelijkbaar met OKR’s). Bedrijfsbrede doelen worden zichtbaar voor de hele organisatie. Daaronder hangen afdelingsdoelen, en medewerkers koppelen hun individuele ontwikkeldoelen aan die ploegendoelen.

De kwartaalcyclus zorgt voor overzichtelijkheid: aan het einde van elk kwartaal wordt geëvalueerd wat bereikt is en wat doorloopt naar het volgende kwartaal. Actueel voorbeeld: RAM-IT werkt dit kwartaal aan het herleven en verankeren van de kernwaarden in de organisatie. Medewerkers kunnen die rock van HR vertalen naar eigen doelen om zo bij te dragen aan het behalen van de rocks.

Frame 1707481067
Resultaten en inzichten

Verschuiving levert voordelen op

De verschuiving naar een hybride leiderschapsmodel heeft RAM-IT meerdere voordelen opgeleverd:
  • Lager verzuim door vroegere signalering en betere begeleiding
  • Hogere betrokkenheid door structurele één-op-één gesprekken en een open HR-cultuur
  • Betere doorgroei voor technische specialisten zonder dat zij in een leidinggevende rol geduwd worden
  • Meer zelfvertrouwen bij leidinggevenden door sparring met HR Tegelijkertijd erkent Marit de Wild dat het geen uitgemaakte zaak is. “Doen we het altijd goed? Zeker niet. Die illusie heb ik niet. Maar we leren continu en medewerkers en leidinggevenden lopen makkelijk bij ons binnen. Dat is het fundament waarop we verder bouwen.”
Conclusie

Empathie en technologie als complementaire kracht

De kernboodschap van RAM-IT is helder: de beste leidinggevenden in IT combineren technisch inzicht met oprechte aandacht voor mensen. Ze zijn flexibel in stijl, eerlijk in feedback en weten wanneer ze hulp moeten vragen. Technologie en data ondersteunen hen daarin, maar vervangen het menselijke contact nooit.

Voor HR-professionals en CHROs die werken aan cultuurverandering of het terugdringen van verloop in technische organisaties, biedt de aanpak van RAM-IT een praktisch en realistisch referentiekader: begin bij de kwaliteit van het leiderschap, geef leidinggevenden de juiste ondersteuning, en gebruik data om tijdig bij te sturen.

* Deze case study is gebaseerd op het webinar ‘De leidinggevende van de toekomst in IT’, georganiseerd door Dialog in samenwerking met RAM-IT.