Terug naar cases

Wie in collega’s investeert, investeert in inwoners

Kevin van Deursen (HR Business Partner bij Gemeente Bernheze) over eigenaarschap, faciliterend leiderschap en een HR-cyclus die je niet in je eentje bouwt.

32.943
Inwoners van gemeente Bernheze
4
Niveaus aan één kapstok: college, directie, team, individu
Dag 1
De ondernemingsraad aan tafel, vanaf het begin

Middelgrote gemeente, grote buren

Gemeente Bernheze ligt ingeklemd tussen een aantal flink grotere gemeentes. Dat betekent concurrentie om dezelfde mensen, op een arbeidsmarkt die in gemeenteland al jaren krap is. Steeds vaker komen nieuwe collega’s als zij-instromer binnen, zonder eerdere ervaring bij een gemeentelijke organisatie.

Bernheze koos daarom voor wendbaarheid. En een wendbare organisatie vraagt om wendbare collega’s. Die moet je faciliteren in hun ontwikkeling, omdat de dienstverlening aan inwoners ervan afhangt. Precies daar liep de oude HR-cyclus vast.

Een medewerker met een tablet voor de vragen over betrokkenheid: waar draag ik aan bij, waarom doe ik dit werk en welk verschil maak ik in onze gemeente

De uitdaging: een formulier dat structuur gaf, maar niets opleverde

De oude cyclus was een traditioneel formulier: één keer per jaar terugkijken op wat er is gehaald en hoe dat ging.

“Dat bracht ons ontzettend veel structuur. Je wist waar je naartoe leefde en hoe het gesprek eruit zou zien. Maar het werd gezien als een moetje. Terwijl je eigenlijk wilt dat mensen ergens naar uitkijken.”

Kevin van DeursenHR Business Partner bij Gemeente Bernheze

Wat ontbrak was zingeving. Waar draag ik aan bij en waarom doe ik dit werk? Dat gesprek paste niet in het formulier.

De aanpak: geen HR-feestje

Kevins eerste beslissing ging niet over een tool, maar over eigenaarschap.

Teamcoaches als eerste gesprekspartner
Bernheze noemt leidinggevenden teamcoaches. Zij voeren de gesprekken, dus zij bepalen of een cyclus werkt. Kevin ging eerst individueel met elke teamcoach in gesprek: wat werkt nu wel, wat mis je, waar kan HR iets bijdragen?
De OR vanaf dag één
Niet aan het eind ter instemming, maar vanaf het begin. Met één vast aanspreekpunt dat het hele traject meeliep en telkens het medewerkersbelang op tafel legde.
Cocreatiesessies rond zingeving
In workshops met collega’s toetste Kevin vervolgens de uitgangspunten van zingeving. Verbinding. Een veilige omgeving. Een duidelijke visie. Het waarom achter het werk. En de inwoner: hoe draagt dit allemaal bij aan een betere dienstverlening? Want daar komt het uiteindelijk samen. Uit die sessies kwam ook de quote naar voren die tekenend werd voor het hele project: “Eerst de mens, dan de functie.”
Eén kapstok, van college tot individu
Van collegevisie naar directieplan, van directieplan naar teamplan, van teamplan naar individueel resultaat. De teamcoach vertaalt het teamplan naar wat het voor iemand persoonlijk betekent. Pas als dat resultaat helder is, kan een medewerker er eigenaarschap voor pakken. Zo is ontwikkeling geen luxe naast het werk, maar de motor eronder. Wat de organisatie wil bereiken en wat iemand persoonlijk wil, hangt aan dezelfde kapstok. Elk voorstel kreeg uiteindelijk dezelfde toets: draagt het hieraan bij? Zo niet, dan viel het af.

Het teamoverzicht van Gemeente Bernheze in Dialog op een laptop, met scores per thema

Van formulier naar tool

Bernheze vergeleek meerdere leveranciers op basis van hun belangrijkste wensen, inclusief de module binnen hun bestaande Youforce-omgeving.

“Dialog was in mijn ogen een stuk gebruiksvriendelijker en flexibeler in te richten. Je werkt met resultaten en ontwikkelingen. Dat sloot naadloos aan bij wat wij zochten. Daardoor was de keuze vrij eenvoudig.”

Kevin van Deursen

Binnen no time stond er een basisconcept, met een duidelijk Bernheze-sausje.

“Dialog biedt dat stukje maatwerk dat voor ons belangrijk was. We zagen onze eigen wensen direct terugkomen in de tool.”

Kevin van Deursen

Drie collega’s met een laptop en een notitieboek

De learning in de implementatie

Kevin ging langs alle teamoverleggen om visie en gebruik toe te lichten. Bij het eerste team leunde hij zwaar op de visie.

“Ik kwam er vrij snel achter: wij zijn aanpakkers. Collega’s wilden die tool gewoon gaan uitvinden. Dus dat heb ik aangepast: korte toelichting op de visie en dan lekker aan de slag.”

Kevin van Deursen

Dat het zo snel landde, kwam ook doordat de nieuwe cyclus aanhaakte op iets dat al liep: het leiderschapsprogramma ‘faciliterend leiderschap’. Twee bewegingen, één richting. Daarmee was het draagvlak in het managementteam al snel geregeld.

Vier collega’s in gesprek, met de score op betekenisvol werk en het antwoord van een medewerker op de vraag welk verschil zij maakt in de gemeente

Een jaar later

Snelle adoptie. Het aantal resultaatbepalingen en ontwikkelpunten nam wekelijks zichtbaar toe.
Meer gesprekken. Van één jaarlijkse verplichting naar voortgangsgesprekken die starten zodra het directieplan er ligt.
De teamcoach in zijn element. De coachende rol zat er al in. Nu is er een systeem dat de teamcoach ondersteunt in plaats van terugduwt in controle.
Een nieuwe dynamiek. Een laptop tussen twee mensen in is even wennen. Het gesprek moet het werk doen, niet het scherm.

Geen beoordeling meer

De vraag hoe beoordelen past in de nieuwe cyclus legde Kevin voor aan zijn opdrachtgever, de gemeentesecretaris. Haar antwoord bepaalde het uitgangspunt:

“Organiseer het zo dat iedereen functioneert, dan is een beoordeling niet noodzakelijk.”

Functioneert het toch niet, dan volgt een traject op maat, in samenspraak tussen teamcoach, collega en HR. “Daar kun je geen systeem voor bouwen.”

Kevin van DeursenHR Business Partner bij Gemeente Bernheze

Het plaatsnaambord Heesch, gemeente Bernheze, voor een kaart van Nederland vol gemeentes

Wat Kevin andere gemeentes meegeeft

Wijs één opdrachtgever aan met mandaat. Iemand die kan zeggen: hieraan moet de cyclus bijdragen, hieraan niet. Zonder die keuzes wordt het een manusje-van-alles.
Maak er een organisatiefeestje van. Een inspirerend HR-formulier bestaat niet. Gedragenheid wel.
Zorg voor een kapstok. Een visie waar je discussies aan kunt ophangen maakt elk meningsverschil bespreekbaar.
Reken op gewenning. “Ik had de aanname dat werken met een systeem vrij makkelijk implementeerbaar is. Daar had ik meer tijd voor mogen nemen.”

Een medewerker met een tablet voor een lijst met feedbackverzoeken van collega’s

Waar Bernheze nu op focust

Sociale veiligheid en feedback. Vragen om feedback is nog niet vanzelfsprekend in een familiaire cultuur, de neiging bestaat om vooral positief te zijn. De afspraak: geef je ongevraagd feedback, dan is die positief. Vraag je erom, dan mag het schuren.

“Uiteindelijk wil je dat iedereen zich veilig genoeg voelt om bij elkaar feedback op te halen. Niet alleen bij de teamcoach.”

Kevin van Deursen

Conclusie

Inwoners merken het als collega’s zich gezien voelen

Eerst verbinding, vertrouwen en zingeving. Dan pas het gesprek over resultaat. Niet omdat het de zachte kant is, maar omdat mensen die afgehaakt zijn nooit het tweede gesprek voeren.

Voor een gemeente betekent dat iets concreets: goede mensen behouden terwijl grotere buren aan ze trekken, zij-instromers sneller ingewerkt krijgen en een organisatie die wendbaar genoeg is om te leveren wat inwoners nodig hebben. De tool faciliteert dat en draagt eraan bij dat het goede gesprek tussen medewerker en leidinggevende regelmatig wordt gevoerd.

Organisaties behalen geen doelen. Mensen wel.

Ontdek Dialog Performance

Deze case study is gebaseerd op het webinar ‘Vernieuw je HR-cyclus’, georganiseerd door Dialog in samenwerking met Gemeente Bernheze.