Van groots en meeslepend naar klein en betekenisvol

Mooi werk begint met aandacht

Als zorginstelling herkent 's Heeren Loo de uitdagingen op de arbeidsmarkt en is zij intern al een aantal jaar in gesprek over wat ze noemt "mooi werk voor medewerkers". En daar hoort meer bij dan goede arbeidsvoorwaarden of praktische zaken.

Steeds weer bleek: de passie van medewerkers zit niet alleen in de zorg voor fantastische cliënten, maar ook in de aandacht die zij zelf ontvangen. Maar hoe organiseer je dat? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers die aandacht ook daadwerkelijk ervaren - dichtbij, in hun team, van hun leidinggevende?

Het antwoord begon bij anders kijken. Naar de organisatie, naar het gesprek met medewerkers en naar wat er echt nodig is.

Op zoek naar een andere aanpak

Wat 's Heeren Loo zocht, was een aanpak die afrekende met abstracte plannen en eindeloze vragenlijsten. Geen groots en meeslepend project, maar ruimte voor kleine, lokale stappen. Dus als een medewerker iets zegt over zijn team, een leidinggevende of een losse stoeptegel? Dan hoeft daar niet meteen een groot plan op te komen.

Het moest praktischer, concreter, en gericht op wat nú nodig is.

Doelstellingen en aandachtspunten

In het inkooptraject, dat zorgvuldig werd vormgegeven, formuleerde 's Heeren Loo vier heldere uitgangspunten voor de nieuwe aanpak:

• Een nulmeting met een korte, anonieme vragenlijst
• Eenvoudig inzicht in punten die aandacht vragen
• Teamoverstijgende thema's meenemen in integrale rapportages
• Aandacht als basis voor het gesprek

Ervaringen koppelen aan harde cijfers

's Heeren Loo had al toegang tot veel data: roosters, verzuimcijfers, woonplaats, gezinssamenstelling. Alles overzichtelijk in een centrale Power BI-omgeving. Maar wat ontbrak, was de verbinding met de dagelijkse ervaringen van medewerkers.

Vanaf het begin was dan ook duidelijk: ook die ervaringsdata moet daarin een plek krijgen. Want verzuim, uitstroom en werkbeleving zijn geen losse werelden. Samen vertellen ze het échte verhaal over hoe medewerkers hun werk ervaren.

Vertrouwen begint met anonimiteit

Een belangrijke voorwaarde in het hele traject: 100% anonimiteit. Niet herleidbaar. Geen twijfel mogelijk.

"Als het niet anoniem kan, dan willen we het niet"

Binnen 's Heeren Loo was dit een gevoelig onderwerp. Want alleen als medewerkers zeker weten dat ze veilig en eerlijk kunnen antwoorden, komt er betrouwbare input uit het systeem. Daar is dan ook veel tijd en aandacht aan besteed.

Het draagvlak? Dat was er

De behoefte om kortcyclisch te luisteren leefde al langer; bij regiodirecteurs, leidinggevenden, medewerkers én de ondernemingsraad. Belangrijk daarbij was wel: het moet laagdrempelig en toegankelijk zijn.

Er is vooral ingezet op de mensen die wílden. Vanaf de inkoopfase zijn zij actief meegenomen, bijvoorbeeld via online sessies. Grote weerstand? Dat was er eigenlijk niet. De Raad van Bestuur en de regiodirecteuren stonden erachter: die steun was belangrijk om het project ook daadwerkelijk binnen de organisatie te brengen.

Een klein kernteam met korte lijnen

De kern van de aanpak: klein beginnen. Geen programmatische uitrol, maar een compact kernteam bestaande uit: HR, communicatie, OR, functioneel beheer, projectleiding, data architecten en Dialog die de implementatie begeleidde. Deze kleine, diverse groep zorgde voor korte lijnen, snelle besluitvorming en flexibiliteit.

De eerste meting als leerproces

In november 2024 ging het eerste onderzoek live: een nulmeting met 19 vragen, waaronder ook de eNPS. Alle medewerkers kregen via de mail een linkje. Simpel, duidelijk en voor iedereen makkelijk in te vullen. Het idee was om niet te eindigen met dikke rapporten en een samenvatting op hoofdkantoor niveau, maar gesprekken in de teams op gang te brengen.

Een nieuwe aanpak vereist ook een nieuwe mindset

Op sommige plekken gingen teams direct met de uitkomsten aan de slag. Op andere plekken zagen ze toch de reflex naar boven komen: "Moet hier niet een plan van aanpak uit rollen?" Het werd tijdens deze fase heel duidelijk dat 's Heeren Loo erg gewend was om in grote plannen te denken.

Precies dat was de uitdaging én het leerproces: hoe houd je het klein en betekenisvol? Hoe voorkom je dat alles weer optelt tot iets groots? Dat vraagt een andere manier van denken.

Van plannen maken naar het gesprek aangaan

Dit bleek in de praktijk nog niet zo makkelijk. De omslag van groots en planmatig denken naar kleinschalig en teamgericht werken vroeg echt om een andere aanpak. Teams moesten wennen aan het idee dat je niet altijd een uitgebreid plan nodig hebt.

Een belangrijk inzicht onderweg was dan ook: niet elk probleem hoeft direct opgelost te worden. En soms kún je dingen niet meteen oplossen. Maar dat je het bespreekbaar maakt en het er in elk geval met elkaar over gehad hebt, dat is al een stap vooruit.

Terug naar waar het écht om draait

Door kleine stappen te nemen en vrij snel te starten, was het voor 's Heeren Loo mogelijk om snel toe te werken naar waar het écht om draait: de impact in de praktijk.

"Het systeem is maar een systeem. Het gaat om het gesprek dat je ermee op gang brengt."

Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers die aandacht en nabijheid ervaren? Dat leidinggevenden het gesprek blijven voeren? Daar zit nu de focus voor 's Heeren Loo. En haar belangrijkste les onderweg? Houd het klein en simpel. Gewoon doen. Verzamel een paar enthousiaste mensen om je heen, zorg dat de hoogste baas erachter staat… en ga. Als je kort op de bal blijft, kom je onderweg zelden grote obstakels tegen.