Feedback is een waardevol hulpmiddel dat medewerkers en leidinggevenden ondersteunt in hun ontwikkeling en bij het behalen van prestaties. Hoe completer en objectiever de feedback, hoe groter het effect. Het helpt en motiveert medewerkers en leidinggevenden om het onderste uit de kan te halen en zichzelf uit te dagen om nog betere prestaties te behalen. De vraag is hoe je medewerkers en leidinggevenden hierbij optimaal helpt? Dat kan door gebruik te maken van 360 graden feedback voor en/of tijdens voortgangs- en beoordelingsgesprekken. Wat houdt dat in en hoe pas je het toe? Wat is 360 graden feedback precies en hoe pas je het toe?
Misschien vraag je je al af waar de naam vandaan komt…? Waarom is er sprake van ‘360 graden’ oftewel cirkelvormige feedback? Dat is het best te begrijpen door deze methode te vergelijken met eendimensionale feedback en 180 graden feedback.
Een 1-op-1 gesprek tussen leidinggevende en medewerker, waarbij de leidinggevende feedback geeft en de medewerker deze ontvangt, noemen we eendimensionale of lineaire feedback. Plat gezegd: het is eenrichtingsverkeer. Vaak leidt deze vorm van feedback tot weerstand bij medewerkers, omdat zij te weinig ruimte krijgen iets terug te zeggen.
Op het moment dat de medewerker wel iets kan inbrengen en dus kan meepraten over de beoordeling, zijn medewerker en leidinggevende gelijkwaardige gesprekspartners. Dan spreek je van 180 graden feedback. De reacties gaan in dat geval over en weer.
Bij 360 graden feedback zijn, naast de leidinggevende, meerdere collega’s en eventueel ook klanten betrokken bij de beoordeling. De feedback komt dus vanuit meerdere hoeken. Spreekwoordelijk zou je kunnen zeggen dat ‘de cirkel daarmee rond is’. Circelvormige feedback dus, die objectiever en eerlijker is.
Een voorbeeld van 360 graden feedback is een medewerker die bij zijn eindejaarsgesprek niet alleen van zijn leidinggevende hoort hoe hij functioneert, maar ook van twee collega’s en een paar klanten. Er is dus eerst feedback opgehaald bij een aantal andere personen die veel met de medewerker hebben gewerkt.
Tijdens een 360 graden feedback gesprek kan je het natuurlijk ook over competenties hebben. Als het goed is heb je voor elke functie een competentieprofiel opgesteld. Dat helpt niet alleen bij het bepalen van de vaardigheden die nodig zijn voor een functie, maar ook als onderdeel van talentmanagement. Want iemand die bepaalde competenties op dit moment misschien nog niet bezit, kan deze misschien wel aanleren. Gebruik de 360 graden feedback gesprekken om het ook hierover te hebben.
De 360 graden feedback methode is in principe geschikt voor iedere medewerker. Vooral jongere medewerkers lijken deze manier van evalueren prettig te vinden en nemen zelf het initiatief om deze methode toe te passen. Zij vinden dat niet alleen zijzelf op deze manier geëvalueerd mogen worden, maar dat ook de leidinggevende 360 graden feedback mag krijgen. Zo wordt het hele team op zijn sterke en zwakke punten gewezen. Hier zijn uiteindelijk alle teamleden en ook de bedrijfsresultaten bij gebaat.
Om de 360 graden feedback methode optimaal toe te passen is het belangrijk om te bepalen wanneer en hoe je die inzet. Je kunt deze vorm van feedback bijvoorbeeld voorafgaand aan een functionerings- of beoordelingsgesprek inzetten. Dit verhoogt de kwaliteit van een beoordeling.
Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de 360 graden feedback vaker toe te passen, bijvoorbeeld iedere maand. Zo heeft degene die de feedback krijgt het hele jaar door zicht op zijn/haar prestaties, competenties of gedrag en kan hij of zij tussentijds gemakkelijker bijsturen.
Waarom gaat het beoordelen van medewerkers steeds vaker via de 360 graden feedback methode? En waarom geven steeds meer medewerkers de voorkeur aan 360 graden evaluaties? Dat is omdat dit type feedback geen eendimensionale feedback is. Hierdoor geeft het een beter en objectiever beeld van de sterke punten van een medewerker of leidinggevende. En ook van de verbeterpunten.
Dit komt doordat bij feedback van alleen de leidinggevende nooit alle kanten van een medewerker gezien worden. In de eerste plaats omdat ze alleen soms samenwerken en elkaar dus (te) weinig zien. Bovendien kan en leidinggevende bevoordeeld zijn of een blinde vlek hebben. Hierdoor hebben medewerkers het gevoel dat een leidinggevende niet in staat is een volwaardige en objectieve evaluatie te geven. Een evaluatie door meerdere personen en ook van klanten, 360 graden feedback dus, geeft dan een beter beeld.
Dit type feedback helpt om competenties beter en objectiever te ‘meten’. In het 360 graden feedbackformulier- of beoordelingsformulier moeten dan ook met name subjectieve zaken aan bod komen, zoals karaktereigenschappen, motivatie en collegialiteit.
Het is niet geschikt om aan de hand van 360 graden feedback te bepalen of een collega voldoet aan bijvoorbeeld de basisvereisten van zijn functie of om erachter te komen of een medewerker zijn targets wel haalt.
Het klinkt positief en opbouwend, maar hoe gaat 360 graden feedback in zijn werk? Met deze vijf simpele stappen geef jij jouw medewerker op een goede manier 360 graden feedback. Of andersom natuurlijk. Dan geeft de medewerker feedback aan zijn/haar leidinggevende. Dat kan ook heel goede inzichten opleveren en de samenwerking positief beïnvloeden.
Net zoals met andere methoden die je gebruikt voor functioneringsgesprekken, is het belangrijk eerst te bepalen waar je een collega of leidinggevende feedback op wilt geven. Op deze manier is de evaluatie gericht en relevant. Gebruik de bedrijfsdoelen als pijlers, maar houd ook rekening met de specifieke functie en de daarvoor gewenste competenties bij het opstellen van evaluatiecriteria.
Nu je de doelen en gewenste competenties duidelijk voor ogen hebt, is het tijd een evaluatieformulier, ook wel beoordelingsformulier genoemd, samen te stellen. Dit moet gemakkelijk en snel in te vullen zijn. Een korte 360 graden feedback vragenlijst met vijf tot tien vragen, waarin de leden van het feedback team de prestaties en competenties kunnen beoordelen op een schaal van één tot vijf of één tot tien, werkt vaak het beste. Zorg dat er ook ruimte is onder iedere vraag voor uitleg van de gegeven score.
Om een optimale 360 graden evaluatie te realiseren, is het belangrijk feedback-gevers te kiezen uit verschillende bedrijfsonderdelen en ook extern. Denk daarbij aan teamgenoten, directe collega’s, leidinggevenden en klanten.
Vergeet niet dat zelfreflectie een onderdeel is van de 360 graden feedback. De collega die feedback ontvangt, hoort dus ook een beoordelingsformulier in te vullen. Geef de medewerkers ook de kans om zichzelf te beoordelen. Zo kan de medewerker zelf meedenken over zijn/haar prestaties en is zo ook betrokken bij de resultaten van de 360 graden feedback.
Om objectieve feedback te ontvangen, doe je er goed aan geen collega’s te betrekken die goed bevriend zijn met de medewerker voor wie de feedback bedoeld is. Geef het evaluatieformulier ook niet aan een collega met wie de te beoordelen medewerker niet minder overweg kan. Voor deze collega is het namelijk wat lastiger om een objectieve beoordeling te geven.
Een feedbackteam bestaat meestal uit drie tot vijf personen, zodat je zeker weet dat er verschillende invalshoeken zijn. Leg altijd duidelijk uit aan het feedbackteam wat er gebeurt met de door hen gegeven feedback en met wie de feedback gedeeld wordt. Dit geldt natuurlijk ook voor de medewerker die beoordeeld wordt.
Heb je de resultaten van de 360 graden feedback ontvangen? Bekijk dan elk afzonderlijk formulier kritisch, maar vergelijk de scores ook goed met elkaar. Kun je een gemene deler ontdekken in de feedback? Zijn de feedbackgevers het eens met elkaar of wijken de evaluaties erg van elkaar af?
Als je ziet dat er grote uitschieters zijn, bijvoorbeeld een evaluatieformulier met veel lagere cijfers dan de andere, is het interessant om het met elkaar daarover te hebben. Als duidelijk is wat de gemene delers en uitschieters zijn, maak je een samenvatting. Die samenvatting deel je dan met de medewerker of leidinggevende in het evaluatiegesprek.
Aan de hand van de feedback op de beoordelingsformulieren voer je een evaluatiegesprek met de medewerker. Benoem in elk geval de sterke punten en zwakke punten van de medewerker, kaart verbeterpunten aan en ga in gesprek over zijn of haar persoonlijke ontwikkeling in de komende periode.
Probeer de kansen te benoemen die er zijn om de prestaties te verbeteren voor een volgende periode. Zo kun je een medewerker met alle feedback motiveren nog beter zijn best te gaan doen. Daar zal je bedrijf veel voordeel van hebben.
Als de medewerker ook feedback gaf op de leidinggevende kan deze feedback ook aan bod komen. Het is belangrijk dat de medewerker zich veilig voelt en dat er ruimte is om in te gaan op verbeterpunten.
Door goed naar elkaar te luisteren en open te staan voor suggesties kan de samenwerking aanzienlijk verbeteren. Ook als die al goed was, is het waardevol om het te hebben over wat (nog) beter of anders kan.
Het is belangrijk om het in de periode die volgt op de 360 graden feedback geregeld te hebben over de eventuele verbeterpunten. Zorg er dus voor dat je als leidinggevende regelmatig het goede gesprek voert met je medewerker. Daarin heb je het dan over wat al goed gaat, maar zeker ook over de eerder vastgestelde ontwikkelpunten.
Je kunt het gesprek ook meteen gebruiken om de feedback van de medewerker onder de aandacht te brengen, want als leidinggevende heb je misschien ook verbeterpunten. Op die manier wordt het een gelijkwaardig gesprek over wat goed gaat en wat beter kan.
Maak ook na de 360 graden feedback afspraken over ondersteuning, want soms is training nodig of een coachtraject voor persoonlijke ontwikkeling. Houdt ook goed in de gaten wat het effect is van deze hulpmiddelen.
Zo ga je als organisatie van eendimensionale feedback naar een methode van feedback geven vanuit meerdere mensen. Je zult zien dat deze methode objectiever is en een beter beeld geeft van het functioneren van je mensen. Of het nu een werknemer of leidinggevende is.
Voor veel organisaties is het een belangrijk HR-thema: hoe brengen
we ‘het goede gesprek’ (of ‘de continue dialoog’) op gang in onze organisatie?
Het is weer bijna tijd voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Kijken de medewerkers en leidinggevenden in jouw organisatie al uit naar dit moment?
Het einde van de klassieke HR-cyclus is nabij. Deze levert vaak namelijk niet het gewenste effect op. Wat kan je hier aan doen?
Ontdek de inspirerende vragen in dit evaluatieformulier en maak van een ‘moetje’ een gesprek waar je écht iets aan hebt.
Ontdek hoe jij medewerkers en leidinggevenden stimuleert tot een motiverende en effectieve continue dialoog.
Ontdek alle functies en ervaar zelf de voordelen.
Ontvang de beste artikelen, e-books, tools en video’s over het vernieuwen van de HR-cyclus.
Deel dit artikel