Wat is een vlootschouw en hoe zet je dit succesvol in?

Welke doelen streef je na met een vlootschouw?

De centrale vraag die hoort bij een vlootschouw is: zit elke medewerker wel op de juiste plek? Het is dus niet bedoeld om te bepalen of de medewerkers wel doen wat ze moeten doen, maar eerder of zij wel op de plek zitten waar vanuit ze het maximale kunnen bijdragen aan de organisatie. In het verlengde hiervan kun je je als organisatie afvragen wat je kunt doen om een medewerker hierin te ondersteunen. Zowel op de korte als de lange termijn. Zo ontstaan goede gesprekken over bijvoorbeeld iemands promotiekansen, mogelijke ontwikkelprogramma’s of benodigde verbetertrajecten.

De doelen van een vlootschouw op een rijtje:

• Bepalen of een medewerker op de juiste plek zit
• Bepalen of een medewerker in aanmerking komt voor promotie
• Verticaal: bijvoorbeeld van junior naar medior rol
• Horizontaal: specialisatie van bestaande functie
• Bepalen of iemand een extra uitdaging kan gebruiken en in welke vorm precies
• Bepalen of een medewerker onvoldoende bijdraagt in zijn huidige rol en wat mogelijke oplossingen zijn
• Bepalen welke medewerkers een salariscorrectie nodig hebben (ten opzichte van hun bijdrage aan de organisatie)
• Bepalen of een medewerker in aanmerking komt voor een MD- of Talentprogramma

Wat je vooral NIET moet doen met een vlootschouw

Een mogelijke valkuil bij het bespreken van een vlootschouw, is dat je oeverloos gaat discussiëren in welk vakje iemand precies thuishoort. Eigenlijk zijn de medewerkers waar duidelijk afwijkende meningen over zijn het meest interessant. Gebruik de vlootschouw dus om de meest afwijkende meningen te achterhalen en ga hierover op MT-niveau het goede gesprek aan. Dit is overigens een gesprek over medewerkers en niet met medewerkers. Hoewel beide gesprekken broodnodig zijn, is de vlootschouw met name bedoeld voor het goede gesprek over medewerkers. Dit is direct een goede voorbereiding op een gesprek met medewerkers. Een andere valkuil van het gebruik van een vlootschouw, is de manier waarop Jack Welsh dit vroeger inzette. Misschien ken je hem nog. Welsh was in de jaren 90 CEO van General Electric en stond bekend om zijn gebruik van de vlootschouw. De manier waarop hij het inzette, was echter vrij Amerikaans. Aan de hand van een vlootschouw bepaalde Welsh de beste 10% van zijn medewerkers, die hij beloonde met promotie. De slechtste 10% van het bedrijf werd eruit gegooid. Dit is inderdaad een manier om de vlootschouw te gebruiken, alleen doet deze geen recht aan het feit dat iedereen wel ergens goed in is. Een goede Talent Review gaat in op de vraag hoe het kan dat deze 10% niet naar verwachting presteert, wat er nodig is om hun prestaties te verbeteren en of er misschien andere rollen zijn weggelegd waar deze medewerkers hun ei beter kwijt kunnen.

Hoe ga je concreet om met de resultaten van een vlootschouw?

Veel organisaties maken al gebruik van een vlootschouw, maar zien deze vaak al heel snel in een stoffige bureaula verdwijnen. Zonde natuurlijk, want op deze manier wordt het opstellen van een vlootschouw een doel op zich, terwijl het juist bedoeld is als middel om… Ja, als middel van wat eigenlijk? Uiteindelijk is de vlootschouw – net als vrijwel elk onderdeel binnen de HR-cyclus – een middel om ervoor te zorgen dat medewerkers een maximale bijdrage kunnen leveren aan het succes van de organisatie. Dit kan alleen wanneer iemand zich helemaal op zijn plek voelt. Een goede vlootschouw biedt hiervoor een goudmijn aan informatie. Zo bepaal je op basis van de 9-grid in essentie de punten die je 1-op-1 met je medewerkers wilt bespreken. Alles om de bijdrage van elke medewerker aan het succes van de organisatie te maximaliseren!

Een goede vlootschouw maken met behulp van Dialog

Een vlootschouw maken kan in principe in een Excel-bestandje. Bepaal samen de dimensies waarop je je medewerkers wilt beoordelen en invullen maar. Zo kan er razendsnel een vinkje achter de activiteit ‘vlootschouw invullen’, om er vervolgens niets meer mee te doen. Een goede vlootschouw maken doe je met ondersteuning van de juiste technologie. Het proces van het maken van een vlootschouw wordt volledig ondersteund in Dialog. Als leidinggevende ontvang je ruim op tijd een reminder via de mail dat het tijd is om een talent review in te vullen. In Dialog staat een handig overzicht met daarin alle medewerkers waarvoor je een vlootschouw in moet vullen. Je geeft iedereen een score op de dimensies die je vooraf met de organisatie hebt afgesproken. Hier is ook meer dan voldoende ruimte om een toelichting te geven op de scores die je hebt uitgedeeld. Tijdens het invullen van de vlootschouw heb je ook inzicht in de prestatie- en ontwikkeldoelen die de medewerker in kwestie zichzelf heeft gesteld en de feedback die hij heeft ontvangen. Na het invullen van de vlootschouw klik je op opslaan. Hierna krijg je een overzichtelijke visuele weergave van het talent in je team. Medewerkers en andere leidinggevenden hebben geen inzicht in wat je hebt ingevuld.