Wat is een vlootschouw en hoe zet je dit succesvol in?

Stefan Op de Woerd

Stefan Op de Woerd

De term ‘vlootschouw’ komt uit vroeger tijden. Een vlootschouw is een eeuwenoude traditie uit de scheepvaart. Om er zeker van te zijn dat er geen schepen of bemanningsleden ontbraken werd er vroeger aan het eind van elke dag een inspectie, oftewel vlootschouw, gehouden. Tegenwoordig gebruiken we de term ook in het bedrijfsleven.

Je brengt als leidinggevenden met een HR-vlootschouw of Talent Review overzichtelijk in kaart in hoeverre je medewerkers bijdragen aan het succes van de organisatie. En ook bepaal je met een HR-vlootschouw wat ieders potentieel is. Een goede voorbereiding op een strategische personeelsplanning dus. De 9-grid helpt je daarbij, want dat is een handige tabel met 9 vakjes die de vlootschouw visualiseert.

Een 9-grid...?

De 9-grid is tabel met 3 kolommen en 3 rijen. De x-as (horizontaal) geeft de prestaties van de medewerker weer, met de keuze uit laag, gemiddeld en hoog. De y-as (verticaal) weerspiegelt het potentieel van de medewerker (laag, gemiddeld en hoog). Zo komen in deze tabel de prestaties en het potentieel van de medewerkers samen.

De 9-grid vormt de basis voor succesvolle talentontwikkeling van medewerkers. De tabel maakt in één oogopslag duidelijk hoe je mensen presteren vergeleken met hun collega’s. Ook geeft de tabel een beeld van de mogelijke (loopbaan)ontwikkeling van je mensen/team. Daarom is hij niet alleen goed te gebruiken bij een vlootschouw, maar ook ter voorbereiding van eindejaars- , en beoordelingsgesprekken. Terug naar de HR-vlootschouw.

De doelen van een vlootschouw op een rijtje:

  • Bepalen of iemand op de juiste plek zit
  • Bepalen wat nodig is voor de ontwikkeling van medewerkers
  • Bepalen of iemand in aanmerking komt voor promotie
  • Verticaal: bijvoorbeeld van junior naar medior rol
  • Horizontaal: specialisatie van bestaande functie
  • Bepalen of iemand een extra uitdaging kan gebruiken en in welke vorm precies
  • Bepalen of iemand voldoende of onvoldoende bijdraagt in zijn huidige rol en wat mogelijke oplossingen zijn
  • Bepalen welke medewerkers een salariscorrectie nodig hebben (ten opzichte van hun bijdrage aan de organisatie)
  • Bepalen of een medewerker in aanmerking komt voor een MD- of Talentprogramma
  • Hulpmiddel bij een strategische personeelsplanning

Download het gratis interactieve vlootschouw formulier

Breng in kaart waar de zwaktes en sterktes in jouw team liggen.

Wat je vooral NIET moet doen met een vlootschouw

Een mogelijke valkuil bij het bespreken van een HR-vlootschouw, is dat je als leidinggevende eindeloos in discussie gaat met een andere leidinggevende over in welk vakje iemand precies thuishoort. Eigenlijk zijn de medewerkers waar duidelijk afwijkende meningen over zijn het meest interessant. Gebruik de HR-vlootschouw dus om de meest afwijkende meningen te achterhalen en ga hierover met andere leidinggevenden het goede gesprek aan.

Dit is dus een gesprek over medewerkers en niet met medewerkers. Hoewel ook dat gesprek gevoerd moet worden, is de vlootschouw in de eerste plaats bedoeld voor het goede gesprek over medewerkers. Dit is dan wel weer een goede voorbereiding op een gesprek met medewerkers over hun ontwikkeling dat daarop volgt.

Een andere valkuil van het gebruik van een vlootschouw, is de manier waarop Jack Welsh dit vroeger inzette. Misschien ken je hem nog. Welsh was in de jaren 90 CEO van General Electric en stond bekend om zijn gebruik van de vlootschouw.

De manier waarop hij het inzette, was echter vrij Amerikaans. Aan de hand van een vlootschouw bepaalde Welsh de beste 10% van zijn medewerkers, die hij beloonde met promotie. De slechtste 10% van het bedrijf werd eruit gegooid.

Dit is inderdaad een manier om de vlootschouw te gebruiken, alleen doet deze geen recht aan het feit dat iedereen wel ergens goed in is. Een goede Talent Review gaat in op de vraag hoe het kan dat deze 10% niet naar verwachting presteert, wat er nodig is om hun prestaties te verbeteren en of er misschien andere rollen zijn weggelegd waar deze medewerkers hun ei beter in kwijt kunnen.

Hoe ga je WEL om met de resultaten van een vlootschouw?

Veel organisaties maken al gebruik van een vlootschouw, maar zien deze vaak al heel snel in een stoffige bureaula verdwijnen. Zonde natuurlijk, want op deze manier wordt het opstellen van een vlootschouw een doel op zich, terwijl het juist bedoeld is als middel om… Ja, als middel van wat eigenlijk?

Uiteindelijk is de vlootschouw – net als vrijwel elk onderdeel binnen de HR-cyclus – een middel om ervoor te zorgen dat alle medewerkers een maximale bijdrage kunnen leveren aan het succes van de organisatie. Een middel dus om zicht te krijgen op groei potentie. Dit kan alleen wanneer iemand echt op de goede plek zit en zich volledig in zijn element voelt. Een vlootschouw en 9-grid zijn dan uitstekend middelen om hier zicht op te krijgen.

Door dit middel goed in te zetten en de 9-grid serieus in te vullen, krijg je zicht op de prestaties en potentie van een medewerker. Na het invullen weet je welke medewerker op de goede plek zit en in het juiste team. En of hij zijn talenten volop benut. Maar je weet ook welke medewerker(s) nog niet goed presteren en wat ze moeten ontwikkelen om hun inzetbaarheid te vergroten.

Als je denkt dat groei mogelijk is en (sommige) mensen dus onbenutte talenten hebben, dan is het zaak dat jullie in kaart brengen wat nodig is voor de ontwikkeling van deze medewerker(s), zowel binnen als buiten hun team, om zo de prestatie te verbeteren en talenten tot bloei te laten komen.

De vlootschouw maakt ook duidelijk over welke punten je met je medewerker in gesprek moet gaan. Een gesprek dus over prestatie, groei en potentie, want daar gaat een vlootschouw over. Je wilt achterhalen of hij op de plek waar hij nu zit zijn volledige potentieel kan benutten of dat daarvoor een andere plek nodig is.

Alles om de groei en bijdrage van elke medewerker aan het succes van de organisatie te maximaliseren! En ook om zicht te krijgen op de gewenste competenties voor de organisatie om zo beter voorbereid te zijn op de toekomst. Een ideale tool dus ter voorbereiding van een strategische personeelsplanning.

Download het gratis interactieve vlootschouw formulier

Breng in kaart waar de zwaktes en sterktes in jouw team liggen.

Een goede vlootschouw maken met behulp van Dialog

Een vlootschouw maken kan in principe in een Excel-bestandje. Bepaal samen de dimensies waarop je je medewerkers wilt beoordelen en invullen maar. Zo kan er razendsnel een vinkje achter de activiteit ‘vlootschouw invullen’, om er vervolgens niets meer mee te doen.

Je hebt veel meer aan een vlootschouw als je het professioneel aanpakt en je laat ondersteunen door de juiste technologie. Op zoek naar een geschikt platform? Kies voor Dialog, want het proces van het maken van een vlootschouw wordt volledig ondersteund in Dialog. Als leidinggevende ontvang je ruim op tijd een reminder via de mail dat het tijd is om een talent review in te vullen.

In Dialog staat een handig overzicht met daarin alle medewerkers waarvoor je een vlootschouw in moet vullen. Je geeft iedereen een score op de dimensies die je vooraf met de organisatie hebt afgesproken. Hier is ook meer dan voldoende ruimte om een toelichting te geven op de scores die je hebt uitgedeeld.

Tijdens het invullen van de vlootschouw worden ook doelen die de medewerker in kwestie zichzelf heeft gesteld en de feedback die hij heeft ontvangen zichtbaar.

Na het invullen van de vlootschouw klik je op opslaan. Hierna krijg je een overzichtelijke visuele weergave van de prestaties en het talent in je team. Medewerkers en andere leidinggevenden hebben geen inzicht in de uitkomsten. De uitkomsten kan je natuurlijk wel inzetten om het goede gesprek te voeren op MT-niveau of in een één-op-één gesprek met je medewerker.

Lees verder

Vlootschouw

Zet een vlootschouw in als middel om de voortgang van alle medewerkers op een duidelijke en efficiënte manier in kaart brengen.

Download het gratis interactieve formulier nu!

In 5 stappen naar effectief talentmanagement

Ontdek 5 concrete stappen om talentmanagement in jouw organisatie praktisch vorm te geven.

Download het gratis e-book nu!

Ontdek ons platform

Ontdek alle functies en ervaar zelf de voordelen.

Registreer nu voor de gratis klikbare demo!

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'

Ontvang de beste artikelen, e-books, tools en video’s over het vernieuwen van de HR-cyclus.

Download de gratis toolbox nu!

Wil jij het talent in jouw organisatie optimaal benutten?

Deel dit artikel

Toolbox 'Vernieuw je HR-cyclus'