HR-cyclus inrichten

Stefan Op de Woerd

Stefan Op de Woerd

Het doel van de HR-cyclus is: medewerkers ondersteunen in het leren en presteren, zodat zij maximaal bijdragen aan het succes van de organisatie. Veel organisaties merken dat hun huidige HR-cyclus niet langer voldoet, en willen de cyclus daarom vernieuwen.

Bij het inrichten van de nieuwe HR-cyclus (ook wel HRM-cyclus of gesprekscyclus genoemd), is het dan ook essentieel om de medewerker als uitgangspunt te nemen. Ontwerp een nieuwe cyclus daarom niet voor je medewerkers, maar met je medewerkers.

Hieronder vind je de 7 stappen die je kunt doorlopen om tot een HR-cyclus te komen die medewerkers echt ondersteunt in het leren en presteren:

  1. Inventarisatie problemen huidige HR-cyclus
  2. Stel uitgangspunten op voor de HR-cyclus
  3. Ontwerp de nieuwe HR-cyclus samen met medewerkers
  4. Selecteer ondersteunende HR-tooling
  5. Start met experimenten op een aantal afdelingen
  6. Evaluatie van de nieuwe HR-cyclus
  7. Neem de medewerkers mee in de nieuwe werkwijze

Inventarisatie problemen huidige HR-cyclus

Vernieuwen om het vernieuwen is zelden een goed idee. Er is alleen reden om iets te veranderen als de huidige situatie niet voldoet. Begin daarom met een inventarisatie van de problemen van de huidige HR-cyclus.

Een aanpak die hierbij goed werkt, is een survey onder medewerkers kunnen afnemen (een bewezen effectief HR instrument), gevolgd door diepte interviews of interactieve workshops met collega’s.

Stel uitgangspunten op voor de HR-cyclus

De meeste organisaties hebben een visie op samenwerken en hoe dat leidt tot betrokkenheid en resultaat. Het is goed om deze visie als basis te nemen voor de nieuwe cyclus. De volgende thema’s zijn daarbij belangrijk:.

  • Eigenaarschap
  • Transparantie
  • Beoordelen 
  • Feedback 
  • Persoonlijke ontwikkeling 
  • Gesprekken

In de complete gids voor de HR-cyclus vind je alle informatie om deze thema’s concreet in te vullen.

Ontwerp de nieuwe HR-cyclus samen met medewerkers

Omdat de HR-cyclus is bedoeld om medewerkers te ondersteunen bij het leren en presteren, wil je de gesprekscyclus samen met medewerkers ontwerpen. In veel gevallen vorm je hiervoor een groep medewerkers die een goede afspiegeling zijn van jouw organisatie. 

In een aantal sessies krijg je met elkaar scherp hoe een effectieve gesprekscyclus eruit kan zien.

Start met het delen, toetsen en aanscherpen van de visie. Daarna ga je samen aan de slag om een cyclus te ontwerpen. Je geeft concrete invulling aan de eerder genoemde thema’s:

  • Eigenaarschap 
  • Transparantie 
  • Beoordelen 
  • Feedback
  • Persoonlijke ontwikkeling
  • Gesprekken. 

Je bedenkt wat verplicht en wat optioneel is, wat er minimaal moet worden vastgelegd en welke vaste gespreksmomenten er zijn.

Met dit handige werkboek voor de HR-cyclus kun je deze sessies heel effectief en waardevol maken.

Je kunt overwegen om verschillende varianten uit te werken, die je gaat testen. Soms zijn er verschillende goede opties en weet je van tevoren niet wat het beste gaat werken voor de medewerkers. Nu de verschillende opties op papier staan, is het tijd deze te gaan testen.

Op zoek naar de ultieme employee experience?

Download gratis het e-book 'In 5 stappen naar de ultieme employee experience’.

Selecteer ondersteunende HR-tool

Een HR-cyclus zonder ondersteunende software is tegenwoordig bijna ondenkbaar. Een goede HR-tool zorgt er immers voor dat het proces makkelijker wordt: het geeft inzicht en biedt op de juiste momenten ondersteuning.

Veel organisaties vinden het nog niet zo makkelijk de juiste tooling te vinden. Veel software heeft allemaal mooie features, maar sluit toch niet goed aan op jullie gewenste cyclus. Of blijkt in de praktijk toch niet gebruiksvriendelijk genoeg voor de medewerkers, waardoor de tool niet gebruikt wordt.

Om je op weg te helpen, hebben we 4 aandachtspunten voor de selectie van een HR-tool (inclusief een handige requirements checklist) voor je klaargezet.

Start met experimenten op een aantal afdelingen

Probeer niet alles tot in de puntjes uit te werken. De kans is groot dat niet alles wat je bedenkt direct goed werkt. Je hebt dan veel werk voor niets gedaan. Een van de beste manieren om snel te leren of de nieuwe HR-cyclus werkt, is om zo snel mogelijk te starten met experimenteren.Het kenmerk van een succesvol experiment is dat je zo veel mogelijk leert in zo min mogelijk tijd. De beste manier om dit te doen is om vooraf hypothesen op te stellen over wat je wilt leren. Je kunt je experimenten dan heel gericht vorm geven om deze hypothesen te valideren (of falsificeren natuurlijk).

Op zoek naar de ultieme employee experience?

Download gratis het e-book 'In 5 stappen naar de ultieme employee experience’.

Evalueer de nieuwe HR-cyclus

Het is nu zaak om de hypothesen te valideren door middel van experimenten. Zodra je hebt bepaald welke teams deelnemen aan het experiment, is het belangrijk deze teams goed mee te nemen in wat er gaat gebeuren en wat je van ze verwacht. Neem ze in ieder geval mee in de problemen van de oude werkwijze, de visie op de nieuwe werkwijze en de rol die zij hebben in het experiment (bijv. feedback geven op de werkwijze en meedenken over verbeteringen daarvan).Het is daarnaast belangrijk om een aantal evaluatiemomenten te agenderen, waarop je stilstaat bij de hypothesen en zo nodig bijstuurt op basis van wat je hebt geleerd.

In het e-book “In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus” vind je een aanpak voor het leren en evalueren van de gesprekscyclus.

Neem de medewerkers mee in de nieuwe werkwijze

Nu je een nieuwe succesvolle werkwijze voor de HR-cyclus hebt ontdekt, wil je natuurlijk dat alle medewerkers daarvan profiteren. Tijd om de werkwijze uit te rollen in de hele organisatie. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie zal dit variëren van een groot intern verandertraject tot een middagje bij elkaar zitten met alle collega’s.

Het zal je niet verbazen, maar ook hiervoor is een handige checklist beschikbaar, die je helpt bij het succesvol implementeren van de nieuwe HR-cyclus. Download hier de checklist implementatie HR-cyclus.

Tot slot

Je hebt nu een beeld van de 7 stappen die je kunt doorlopen om je nieuwe HR-cyclus succesvol te implementeren. Deze stappen staan uitgebreid beschreven in het e-book “In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus”. Je vindt in het e-book vele voorbeelden en praktische tips. Het is niet voor niets al vele tienduizenden keren gedownload.

Lees verder