Zoek je een tool voor de HR-cyclus? Deze 5 aandachtspunten zijn cruciaal
Veel organisaties zijn bezig met het selecteren van software ter ondersteuning van de HR-cyclus. Ze willen af van de administratieve rompslomp of zijn hun cyclus aan het vernieuwen, waardoor de huidige software niet langer voldoet.
De meeste organisaties hebben hun wensen en eisen wel klaar liggen, als het gaat om functionaliteit, veiligheid, privacy en bijbehorende investering. Maar vaak blijken er nog belangrijke punten te missen. In deze blog ontdek je 4 cruciale aandachtspunten die niet op je checklist mogen ontbreken.
Laten we beginnen om te zeggen dat we zelf ook leverancier zijn van innovatieve HR-software. Dus neem alles wat we zeggen maar met een korreltje zout ;-). Maar desondanks – of juist daarom – kunnen we je hopelijk wel een stap verder helpen.
#1. “It’s not about features, it’s about usability”
Misschien is het je al opgevallen dat er enorm veel tools zijn om de HR-cyclus te ondersteunen. Je ziet al snel door de bomen het bos niet meer. Alle aanbieders laten je graag zien wat hun software allemaal kan, maar uiteindelijk kunnen ze allemaal ongeveer hetzelfde. Hoe maak je dan een keuze?
Door niet alleen te kijken naar wat de software kan, maar vooral naar hoe de software werkt. Hoe ondersteunt deze HR, maar vooral medewerkers en leidinggevenden in de dagelijkse praktijk bij het leren en presteren. Dat bepaalt de toegevoegde waarde van de software.
Dat vraagt wat van de tool:
- Eenvoud: is makkelijk te gebruiken en vermindert de administratieve last
- Aantrekkingskracht: is uitnodigend en ‘verleidt’ de medewerker tot leren en presteren
- Intelligentie: biedt waardevol inzicht en de juiste ondersteuning op het juiste moment
Als je met deze ogen naar de verschillende tools kijkt, wordt de keuze al een stuk eenvoudiger.
#2. Selecteer software voor nu én voor de toekomst
De meeste tools zijn te verdelen in 2 categorieën: (1) tools die aansluiten bij je huidige HR-cyclus en (2) tools die aansluiten bij hoe je de HR-cyclus in de toekomst ziet.
Dat is een dilemma… Ga je voor een tool die nu goed is, maar niet aansluit bij je toekomstplaatje? Of selecteer je een tool ‘op de groei’ en accepteer je dat deze nu minder goed past?
Geen van beide natuurlijk! Je wilt een oplossing die zo flexibel is dat deze aansluit bij je huidige cyclus, maar ook gaandeweg kan worden bijgesteld om de vernieuwingen die jij doorvoert te ondersteunen. Sterker nog: misschien gaat de ene afdeling in je bedrijf wel sneller dan de andere en wil je meerdere cycli tegelijk ondersteunen.
Dus houd bij de selectie van nieuwe software rekening met je huidige cyclus, maar zeker ook met de cyclus waar je naartoe wilt groeien.
Wil jij een tool selecteren voor de HR-cyclus?
In deze gratis requirements checklist vind je alle belangrijke selectiecriteria
#3. Gebruikerservaring is belangrijker dan gebruik
Als je nieuwe software aanschaft, wil je natuurlijk dat deze door je medewerkers wordt gebruikt. Anders is het zonde van de investering, nietwaar?
Daarom gaan veel organisaties samen met de software aanbieder proberen om de adoptie van de tool te vergroten. Daarmee bedoelen ze dat ze medewerkers gaan stimuleren om deze zoveel mogelijk te gebruiken.
Maar wacht even. Is het gebruik van de software nu ineens het doel? Het doel was toch dat de software je medewerkers ondersteunt?
Waar het echt om gaat, is niet het gebruik op zich, maar de ervaring wanneer ze de software gebruiken. Vaak is er een aantal cruciale momenten, waarop de ervaring top moet zijn. Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van doelen en de voortgang daarop, het vragen en geven van feedback of het doen van een evaluatie (bijv. functioneringsgesprek). Dat zijn de moments of truth waar de tool zijn waarde moet bewijzen.
#4. Alles-in-een of Alles-het-beste?
Aanbieders van alles-in-een HR-software wijzen je uiteraard graag op de voordelen die het heeft om de volledige personeelsadministratie in één pakket te hebben. Ze vergeten echter meestal om je ook de nadelen te vertellen. Dus dat doen wij dan maar…
De kernfunctionaliteit van dergelijke aanbieders is de personeelsadministratie. Daar zijn ze hartstikke goed in en daar besteden ze als organisatie verreweg de meeste tijd en aandacht aan. Op de ondersteuning van de HR-cyclus ligt begrijpelijkerwijs veel minder focus.
Dan kun je je ongetwijfeld voorstellen dat aanbieders die zich volledig op de HR-cyclus richten – en daar dus al hun tijd en aandacht aan geven – op dat vlak uitblinken. Niet alleen nu, maar zeker ook qua doorontwikkeling in de toekomst.
Een veelgehoord bezwaar is dat dit kan leiden tot dubbele administratie. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Check daarom altijd of de tool te koppelen is aan je bestaande systemen. Meestal is dat gelukkig geen probleem. Het is niet voor niets dat gespecialiseerde, koppelbare tools als paddenstoelen uit de grond schieten.
Steeds meer organisaties kiezen dan ook niet langer voor alles-in-een maar gaan voor alles-het-beste.
Wil jij een tool selecteren voor de HR-cyclus?
In deze gratis requirements checklist vind je alle belangrijke selectiecriteria
#5 cruciale aandachtspunten bij de softwareselectie
Als er iets is dat je wilt voorkomen, is het dat je een nieuwe tool introduceert waar de medewerkers niet op zitten te wachten. Dat kun je voorkomen door gedurende het selectieproces stil te staan bij deze 4 punten:
- Is de software eenvoudig, aantrekkelijk en intelligent? (It’s not about features, it’s about usability)
- Is de software volledig flexibel? (Selecteer software voor nu én voor de toekomst)
- Geeft de software een topervaring op de moments of truth? (Gebruikerservaring is belangrijker dan gebruik)
- Is de software te koppelen met andere systemen die jullie gebruiken? (Alles-het-beste i.p.v. alles-in-een)
Met deze aandachtspunten ben je er snel genoeg achter of de software jouw HR-cyclus werkelijk ondersteunt. En anders zoek je gewoon nog even verder…
Wil jij de HR-cyclus in jouw organisatie vernieuwen of digitaliseren? We helpen je graag op weg met ons gratis e-book ‘In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus’. Veel succes!
Jochem Aubel en Stefan Op de Woerd zijn de oprichters van Dialog, verrassend simpele software voor een effectieve HR-cyclus. Benieuwd hoe Dialog medewerkers en leidinggevenden hierbij ondersteunt? Bekijk dan de product tour.
Lees verder
Zo breng je het goede gesprek op gang in jouw organisatie
Voor veel organisaties is het een belangrijk HR-thema: hoe brengen
we ‘het goede gesprek’ (of ‘de continue dialoog’) op gang in onze organisatie?
Zo maak je van het functioneringsgesprek een feestje
Het is weer bijna tijd voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Kijken de medewerkers en leidinggevenden in jouw organisatie al uit naar dit moment?
Waarom de klassieke HR-cyclus verdwijnt
Het einde van de klassieke HR-cyclus is nabij. Deze levert vaak namelijk niet het gewenste effect op. Wat kan je hier aan doen?
