Zoek je een tool voor de HR-cyclus? Deze 5 aandachtspunten zijn cruciaal
Tal van organisaties zoeken naar de ideale HR-software om administratieve lasten te verminderen en hun processen te moderniseren. Vaak missen ze echter essentiële aspecten in hun keuze.
Als leverancier van HR-software begrijpen wij de complexiteit van deze keuze. Daarom bieden we je unieke inzichten die je besluitvorming kunnen verbeteren.
In deze blog onthullen we kritieke factoren die je niet mag overzien in je zoektocht naar de perfecte HR-software.
#1. “It’s not about features, it’s about usability”
Misschien is het je al opgevallen dat er enorm veel tools zijn om de HR-cyclus te ondersteunen. Je ziet al snel door de bomen het bos niet meer. Alle aanbieders laten je graag zien wat hun software allemaal kan, maar uiteindelijk kunnen ze allemaal ongeveer hetzelfde. Hoe maak je dan een keuze?
Bepaal de toegevoegde waarde van HR-software
Door niet alleen te kijken naar wat de software kan, maar vooral naar hoe de software werkt. Hoe ondersteunt deze HR, maar vooral medewerkers en leidinggevenden in de dagelijkse praktijk bij het leren en presteren. Dat bepaalt de toegevoegde waarde van de software.
Dat vraagt wat van de tool:
- Eenvoud: is makkelijk te gebruiken en vermindert de administratieve last
- Aantrekkingskracht: is uitnodigend en ‘verleidt’ de medewerker tot leren en presteren
- Intelligentie: biedt waardevol inzicht en de juiste ondersteuning op het juiste moment
#2. Selecteer software voor nu én voor de toekomst
De meeste tools zijn te verdelen in 2 categorieën: (1) tools die aansluiten bij je huidige HR-cyclus en (2) tools die aansluiten bij hoe je de HR-cyclus in de toekomst ziet.
Dat is een dilemma… Ga je voor een tool die nu goed is, maar niet aansluit bij je toekomstplaatje? Of selecteer je een tool ‘op de groei’ en accepteer je dat deze nu minder goed past?
Flexibele ondersteuning van iedere HR-cycli
Geen van beide natuurlijk! Je wilt een oplossing die zo flexibel is dat deze aansluit bij je huidige cyclus, maar ook gaandeweg kan worden bijgesteld om de vernieuwingen die jij doorvoert te ondersteunen. Sterker nog: misschien gaat de ene afdeling in je bedrijf wel sneller dan de andere en wil je meerdere cycli tegelijk ondersteunen.
Dus houd bij de selectie van nieuwe software rekening met je huidige cyclus, maar zeker ook met de cyclus waar je naartoe wilt groeien.
Wil jij een tool selecteren voor de HR-cyclus?
In deze gratis requirements checklist vind je alle belangrijke selectiecriteria
#3. Gebruikerservaring is belangrijker dan gebruik
Als je nieuwe software aanschaft, wil je natuurlijk dat deze door je medewerkers wordt gebruikt. Anders is het zonde van de investering, nietwaar?
Daarom gaan veel organisaties samen met de software aanbieder proberen om de adoptie van de tool te vergroten. Daarmee bedoelen ze dat ze medewerkers gaan stimuleren om deze zoveel mogelijk te gebruiken.
Maar wacht even. Is het gebruik van de software nu ineens het doel? Het doel was toch dat de software je medewerkers ondersteunt?
Vastleggen van doelen en voortgang
Waar het echt om gaat, is niet het gebruik op zich, maar de ervaring wanneer ze de software gebruiken. Vaak is er een aantal cruciale momenten, waarop de ervaring top moet zijn.
Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van doelen en de voortgang daarop, het vragen en geven van feedback of het doen van een evaluatie (bijv. functioneringsgesprek). Dat zijn de moments of truth waar de tool zijn waarde moet bewijzen.
#4. Alles-in-een of Alles-het-beste?
Aanbieders van alles-in-een HR-software wijzen je uiteraard graag op de voordelen die het heeft om de volledige personeelsadministratie in één pakket te hebben. Ze vergeten echter meestal om je ook de nadelen te vertellen. Dus dat doen wij dan maar…
Personeelsadministratie of ondersteuning van HR-cyclus
De kernfunctionaliteit van dergelijke aanbieders is de personeelsadministratie. Daar zijn ze hartstikke goed in en daar besteden ze als organisatie verreweg de meeste tijd en aandacht aan. Op de ondersteuning van de HR-cyclus ligt begrijpelijkerwijs veel minder focus.
Dan kun je je ongetwijfeld voorstellen dat aanbieders die zich volledig op de HR-cyclus richten – en daar dus al hun tijd en aandacht aan geven – op dat vlak uitblinken. Niet alleen nu, maar zeker ook qua doorontwikkeling in de toekomst.
Voorkom dubbele administratie
Een veelgehoord bezwaar is dat dit kan leiden tot dubbele administratie. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Check daarom altijd of de tool te koppelen is aan je bestaande systemen. Meestal is dat gelukkig geen probleem. Het is niet voor niets dat gespecialiseerde, koppelbare tools als paddenstoelen uit de grond schieten.
Steeds meer organisaties kiezen dan ook niet langer voor alles-in-een maar gaan voor alles-het-beste.
Wil jij een tool selecteren voor de HR-cyclus?
In deze gratis requirements checklist vind je alle belangrijke selectiecriteria
#5 cruciale aandachtspunten bij de softwareselectie
Als er iets is dat je wilt voorkomen, is het dat je een nieuwe tool introduceert waar de medewerkers niet op zitten te wachten. Dat kun je voorkomen door gedurende het selectieproces stil te staan bij deze 4 punten:
- Is de software eenvoudig, aantrekkelijk en intelligent? (It’s not about features, it’s about usability)
- Is de software volledig flexibel? (Selecteer software voor nu én voor de toekomst)
- Geeft de software een topervaring op de moments of truth? (Gebruikerservaring is belangrijker dan gebruik)
- Is de software te koppelen met andere systemen die jullie gebruiken? (Alles-het-beste i.p.v. alles-in-een)
Met deze aandachtspunten ben je er snel genoeg achter of de software jouw HR-cyclus werkelijk ondersteunt. En anders zoek je gewoon nog even verder…
Benieuwd hoe Dialog medewerkers en leidinggevenden hierbij ondersteunt? Bekijk dan de videodemo.
Voor veel organisaties is het een belangrijk HR-thema: hoe brengen
we ‘het goede gesprek’ (of ‘de continue dialoog’) op gang in onze organisatie?
Het is weer bijna tijd voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Kijken de medewerkers en leidinggevenden in jouw organisatie al uit naar dit moment?
Het einde van de klassieke HR-cyclus is nabij. Deze levert vaak namelijk niet het gewenste effect op. Wat kan je hier aan doen?
