Hoe zet je een functiehuis op een waardevolle manier op binnen jouw bedrijf?

Stefan Op de Woerd

Stefan Op de Woerd

Veel bedrijven en organisaties werken met een functiehuis. In een functiehuis leg je vast welke functieprofielen er zijn in je organisatie. Maar hoe zet een goed functiehuis op zonder dat deze binnen de kortste keren in een donkere la ligt weg te kwijnen?

Een vrij traditionele definitie van een functiehuis is: de optelsom van alle functies die er binnen een organisatie zijn. In de functieomschrijvingen leg je verschillende zaken vast, zoals de plaats in de organisatie, het doel van een functie, de verantwoordelijkheden die horen bij de functie en de competenties die je als organisatie nodig acht voor een goede invulling van de functie.

De verschillende ‘kamers’ binnen een functiehuis (lees: de verschillende functieprofielen) moeten er samen voor zorgen dat de doelen van de organisatie gehaald worden. De functieprofielen die zijn vastgelegd in het functiehuis, moeten dus een afgeleide zijn van de bedrijfsdoelstellingen.

Het doel van een functiehuis

Het mooie aan een functiehuis is dat het verschillende doelen kan dienen. Voor verschillende medewerkers en managers binnen de organisatie kan het ook op een andere manier waardevol zijn. Dit zijn voorbeelden van doelen van een functiehuis:

  • Duidelijkheid geven over wat je verwacht van iemand met een bepaalde functie in jouw organisatie
  • Transparantie over de waardering die hoort bij een bepaalde functie of werkzaamheden
  • Precies weten wat voor iemand je zoekt voor verschillende functies
  • Het kan als uitgangspunt dienen voor het ontwikkelen van carrièrepaden, een strategische personeelsplanning en talentmanagement.
  • Het kan als uitgangspunt dienen bij het ontwikkelen van een heldere visie over waar je als organisatie naar toe wilt groeien.

Welk doel het belangrijkste is, bepaal je zelf als organisatie. Uiteindelijk gaat het erom dat een functiehuis je medewerkers helpt het beste uit zichzelf te halen om zo de doelen van organisatie te realiseren.

Waarom een functiehuis vaak in de la verdwijnt (en hoe je dat voorkomt)

Welk doel een functiehuis ook vervult in de organisatie, je gaat dit niet bereiken als het weloverwogen opgezette functiehuis na een paar maanden ligt weg te stoffen in een la. Toch is dit wel vaak wat er gebeurt. Heel zonde!

Niet alleen omdat het opstellen van een goed functiehuis tijd heeft gekost, maar vooral omdat een weggemoffeld functiehuis natuurlijk nooit waarde toe kan voegen aan je organisatie. Hoe komt het dan toch dat er na een paar maanden niet meer wordt omgekeken naar een functiehuis? 

De meerdere doelen die een functiehuis kan hebben, zijn direct ook de grote valkuil ervan. Zeker wanneer niet duidelijk is wat de belangrijkste waarde van een functiehuis is binnen de organisatie, gebeurt het regelmatig dat het doel ervan uit het oog wordt verloren. 

Daarnaast zijn functieprofielen binnen het functiehuis vaak heel technisch, lang en saai geformuleerd. Op deze manier prikkelt het generieke functiehuis medewerkers niet om gericht en actief aan de slag te gaan met hun ontwikkeling. 

Koppel dus niet teveel doelen aan een functiehuis en stel korte en bondige functieprofielen op.

Op zoek naar de ultieme employee experience?

Download gratis het e-book 'In 5 stappen naar de ultieme employee experience’.

Hoe zorg je dat het functiehuis wel actief wordt ingezet?

Om wel het maximale uit een functiehuis te halen, is het belangrijk dat je er binnen je organisatie actief mee werkt. Maar hoe realiseer je dit?

Houd het functiehuis eenvoudig en aantrekkelijk

Het is belangrijk om voor alle functies eenvoudige en beknopte beschrijvingen op te stellen. Het functieprofiel zou gemakkelijk op een A4-tje moeten passen. Voorkom waslijsten aan competenties, verantwoordelijkheden en taken en focus liever op drie of vier kerntaken binnen een functie.

Omschrijf functies meer generiek en focus op rollen

Het functiehuis hoeft in de meeste gevallen niet uit honderden verschillende functieomschrijvingen te bestaan. Vaak helpt het om de functieprofielen meer generiek te beschrijven, inclusief de rollen.

Dit doe je bijvoorbeeld door de inhoud van een functie (IT, marketing, HR) en de rollen die daarbij horen (manager, specialist, operationeel) globaal te beschrijven. Vaak beschrijf je de rollen en verantwoordelijkheden in plaats van de hiërarchische positie en taken.

Het voordeel van een generiek functiehuis is dat het je tijd bespaart. Verder geeft het flexibiliteit. Het maakt je organisatie wendbaarder, want je kan medewerkers gemakkelijker op andere plekken neerzetten. Bovendien hoef je niet bij elke kleine verandering een functieomschrijving of beloning aan te passen.

Zorg dat het functiehuis makkelijk mee kan veranderen

Een functiehuis moet gemakkelijk mee kunnen bewegen met de organisatie. Wanneer je bijvoorbeeld een keer net iets andere werkzaamheden moet uitvoeren voor een klant dan je gewend bent, wil je niet dat je hier eerst heel je functiehuis voor aan moet passen.

Een wendbaar functiehuis bestaat echter niet, het is de organisatie die wendbaar moet zijn. Een functiehuis kan wel bijdragen aan een wendbare organisatie, bijvoorbeeld door een flexibele mindset te creëren bij je medewerkers.

Maak het functieprofiel eenvoudig en op het juiste moment toegankelijk voor medewerkers

Een functieprofiel helpt een medewerker om voor zichzelf relevante prestatie- en ontwikkeldoelen op te stellen. Het helpt dan enorm als een functieprofiel op een eenvoudige en toegankelijke manier is opgesteld.

Als je als bedrijf wil dat medewerkers actief bezig blijven met hun functieprofiel en het grotere functiehuis, moet je dus zorgen dat zij hier makkelijk en op het juiste moment bij kunnen komen. 

Op zoek naar de ultieme employee experience?

Download gratis het e-book 'In 5 stappen naar de ultieme employee experience’.

Voordelen van het generieke functiehuis

Dit zijn de voordelen:

  • Generieke functieprofielen leiden tot een duidelijke structuur en onderlinge samenhang tussen functiebeschrijvingen.
  • Verder vragen generieke functieprofielen weinig onderhoud. De functies zijn tenslotte op hoofdlijnen beschreven. Ze hoeven alleen aangepast te worden bij wezenlijke veranderingen.
  • Een ander voordeel is dat de inzetbaarheid van medewerkers groter wordt, aangezien ze als dat nodig is (tijdelijk) een op hoofdlijnen vergelijkbare functie kunnen oppakken. Dit vergroot meteen de duurzame inzetbaarheid van je medewerkers.
  • Tenslotte leidt het terugbrengen van het aantal functies tot een flexibeler organisatie. Medewerkers krijgen meer ruimte om een eigen invulling te geven aan hun werk.

Kritische succesfactoren van het generieke functiehuis

Denk aan deze zaken als je besluit over te stappen op een generiek functiehuis:

  • Breng eerst het huidige functiehuis op orde
  • Zorg voor duidelijke uitgangspunten voor het nieuwe functiehuis
  • Train HR-adviseurs en management
  • Implementatie vereist zorgvuldigheid
  • Zorg voor een korte doorlooptijd

Houd rekening met de nadelen van een generiek functiehuis

Het generiek functiehuis is abstracter waardoor medewerkers hun taken minder goed herkennen of begrijpen. Dit kan tot onzekerheid of weerstand leiden en daar zit je als organisatie natuurlijk niet op te wachten.

Voor doorstroming en ontwikkeling wil je de vereiste kennis, vaardigheden en gedrag in beeld hebben. Deze informatie is veel specifieker en functiegebonden. Door algemene beschrijvingen, mis je dit inzicht.

Om weerstand te voorkomen is het belangrijk dat leidinggevenden en medewerkers aanvullende werkafspraken opstellen. Dit kost tijd en vraagt een extra inspanning van het management. Dit maakt bovendien goede communicatie skills extra belangrijk.

Functiehuis en ondersteuning van Dialog

Uiteindelijk helpt een goed functiehuis bij het maximaliseren van de waarde die je collega’s toevoegen. Dit vergroot de kans dat de doelen van de organisatie gehaald worden. Genoeg reden om hierin te investeren.

Ben je benieuwd hoe de tools van Dialog je organisatie kunnen ondersteunen? Dialog biedt medewerkers een persoonlijke ontwikkelplan. Daarbij wordt in eerste instantie gekeken welke ontwikkeling een medewerker door wil maken vanuit zijn of haar huidige functieprofiel.

Vervolgens helpt Dialog – onder meer door het goede gesprek te stimuleren – om iemand op een actieve manier te helpen bij bijvoorbeeld het ontwikkelen van competenties die passen bij een volgend functieprofiel in het functiehuis. 

Wil je meer weten over hoe een functiehuis echt waarde toevoegt aan jouw organisatie en hoe Dialog je daarin heel gemakkelijk kan ondersteunen? Neem dan gerust contact met ons op!

Lees verder