Om medewerkers te helpen het beste uit zichzelf te halen, geef je constructieve feedback. Waarom is constructieve feedback geven zo belangrijk en hoe pas je het toe? Wij vertellen je meer en geven je concrete voorbeelden.
Om medewerkers te helpen het beste uit zichzelf te halen, geef je constructieve feedback. Waarom is constructieve feedback geven zo belangrijk en hoe pas je het toe? Wij vertellen je meer en geven je concrete voorbeelden.
Je wilt het beste uit je team en uit individuele medewerkers halen. De kans is groot dat medewerkers ook het beste uit zichzelf willen halen. Verbeteringen aanbrengen gaat echter niet vanzelf. Hiervoor is concrete feedback nodig en er moeten haalbare ontwikkeldoelen worden gesteld. Hiervoor is een open gesprek tussen HR-manager of leidinggevende en medewerker noodzakelijk.
Feedback is nuttig om problemen op te lossen, medewerkers te motiveren, samenwerking te verbeteren en transparant te communiceren. Een goede manier om dit te doen, is door middel van 360 graden feedback. Op welke manier je de evaluatie ook uitvoert, belangrijk is dat de feedback constructief is.
Wat is constructieve feedback?
Constructieve feedback is, zoals de term al doet vermoeden :-), constructief, met andere woorden, opbouwend. De feedback moet de medewerker niet ontmoedigen, maar aanmoedigen verbeteringen aan te brengen. Bepaal samen met je medewerker tijdens een evaluatie welke concrete stappen genomen moeten worden. Bied hem bovendien de handvatten aan die hij nodig heeft om gestelde ontwikkeldoelen te behalen. Focus de verbeterpunten en doelen op concrete observaties en niet op jouw eigen gevoelens en interpretaties van een bepaald gedrag.
Als een medewerker moeite heeft met prioriteiten stellen, Zeg je bijvoorbeeld niet: “Je bent geen geweldige planner.” Beter zeg je iets in de trant van: “Ik zie dat je sommige taken uitstelt.”
Vervolgens kun je met behulp van tactvolle vragen erachter komen waarom de medewerker taken uitstelt.
Constructieve feedback helpt om specifieke zorgen op tafel te leggen en deze aan te pakken. Het biedt nieuwe perspectieven en geeft de medewerker inzicht in hoe hij het beste uit zichzelf en uit zijn werk kan halen.
Hoewel constructieve feedback opbouwend is, moet het gesprek niet enkel bestaan uit schouderklopjes. Anders is de kans aanwezig dat de medewerker niet de noodzaak ziet in het aanpakken van verbeterpunten. Er moet een gezonde balans zijn tussen positieve en negatieve feedback.
Begin en eindig een evaluatie met positieve punten. Benoem competenties van de medewerker die worden gewaardeerd door jou en het team. Aan het begin van het gesprek zal dit de juiste toon zetten. De medewerker voelt zich zo sneller op zijn gemak. Aan het eind van de evaluatie is die positieve noot ook belangrijk. Je wilt immers dan hij na afsluiting van het gesprek met een goed gevoel weer aan het werk gaat.
Negatieve feedback betekent niet dat de feedback als negatief ervaren moet worden. Zolang verbeterpunten op de juiste manier ter sprake worden gebracht, is ook dit deel van het gesprek opbouwend.
De verbeterpunten die op tafel liggen, moeten concreet zijn. Het is goed om oprechte vragen te stellen om erachter te komen waarom een medewerker moeite heeft met bijvoorbeeld goed communiceren met andere teams. Zo kun je samen tot een oplossing komen en doelen voor de korte termijn stellen die de medewerker helpen stapsgewijs verbeteringen aan te brengen.
De feedback is effectief. Medewerkers voelen zich niet ontmoedigd, maar juist gemotiveerd om verbeterpunten aan te pakken en naar ontwikkeldoelen toe te werken.
Doordat de feedback makkelijker te ontvangen is, is het ook gemakkelijker te geven. Een medewerker zal zich minder snel boos of gekwetst voelen. Hierdoor is de evaluatie een positieve ervaring voor beide partijen.
Het maakt onderwerpen die normaliter wellicht gevoelig liggen eenvoudig bespreekbaar. Deze laagdrempelige communicatie helpt problemen snel op te lossen en verbetert de relatie tussen HR-manager of leidinggevende en medewerker.
Kort gezegd doe je dit door je medewerkers:
Om deze feedback op een wijze te geven die escalatie voorkomt, wordt vaak gebruikt gemaakt van het 4G-model.
We bespreken wat opbouwende feedback voorbeelden die je helpen om deze vorm van evalueren in de praktijk toe te passen.
Stel, je hebt een medewerker die niet zo comfortabel is met het presenteren voor een groep.
Wat je beter niet kunt zeggen: “Je moet leren om wat comfortabeler te worden met het geven van presentaties.”
Dit is wellicht het doel, maar het geeft geen concreet stappenplan dat je medewerker helpt dit doel te bereiken. Ga er samen voor zitten om de oorzaak van het dilemma te achterhalen en stappen te bedenken die het probleem kunnen oplossen.
Eén zo’n stap zou kunnen zijn: “Boek voor iedere presentatie een vergaderruimte en oefen de presentatie voor één of twee collega’s”.
Met deze opbouwende feedback geef je je medewerker bruikbare handvatten die hem gaan helpen verbetering aan te brengen in zijn presentatie.
Een ander voorbeeld: Je hebt een medewerker die het moeilijk vindt deadlines te halen.
Wat je beter niet kunt zeggen: ‘lever van nu af aan je werk op tijd in’
Je vertelt je medewerker wel wat je van hem verwacht, maar het helpt hem niet dat doel te bereiken. Bovendien weet hij dat hij zijn werk op tijd moet inleveren. Identificeer dus niet het probleem, maar probeer door middel van tactvolle vragen erachter te komen waarom dit probleem er is. Heeft hij moeite om zijn tijd in te plannen? Maak samen een stappenplan.
Dit is een goed voorbeeld van een voorstel dat je kunt maken:
‘Maak een gedeelde kalender aan met deadline data. Plaats een reminder twee dagen voor de deadline.’
Deze feedback zal je medewerker helpen planvaardigheden te ontwikkelen. Dit maakt het eenvoudiger voor hem om zijn werk op tijd af te krijgen
Voor veel organisaties is het een belangrijk HR-thema: hoe brengen
we ‘het goede gesprek’ (of ‘de continue dialoog’) op gang in onze organisatie?
Het is weer bijna tijd voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Kijken de medewerkers en leidinggevenden in jouw organisatie al uit naar dit moment?
Het einde van de klassieke HR-cyclus is nabij. Deze levert vaak namelijk niet het gewenste effect op. Wat kan je hier aan doen?
Contact
Medewerkers
Personeelsbeleid
Performance
Ontdek hoe jij medewerkers en leidinggevenden stimuleert tot een motiverende en effectieve continue dialoog.
Ontdek alle functies en ervaar zelf de voordelen.
Ontvang de beste artikelen, e-books, tools en video’s over het vernieuwen van de HR-cyclus.
Deel dit artikel