3 cruciale thema’s bij het vernieuwen van de HR-cyclus (deel 2: beoordelen)

Stefan Op de Woerd

Stefan Op de Woerd

Dit is deel 2 van een driedelige blogreeks over de belangrijkste thema’s bij het vernieuwen van de HR-cyclus. In deel 1 hebben we het gehad over eigenaarschap. In deze tweede blog gaan we aan de slag met het thema “beoordelen”.

Eén van de cruciale thema’s bij het vernieuwen van de HR-cyclus is het vormgeven van de formele beoordeling. Er wordt van alles over geroepen, van ‘stoppen met beoordelen’ tot ‘het nieuwe beoordelen’. Maar wat zijn nu eigenlijk de opties? En wat houden die precies in?

In deze blog zetten we de mogelijkheden op een rij en helpen we je om de beoordeling voor jouw organisatie vorm te geven. Maar we beginnen met 2 misverstanden die we vaak tegenkomen.

Misverstand 1: De continue dialoog is het nieuwe beoordelen

Veel mensen denken dat ‘de continue dialoog’ het alternatief is voor traditioneel beoordelen. In onze optiek zijn dit echter twee verschillende dingen. In geen enkele organisatie staat ter discussie dat het goed is om regelmatig in gesprek te zijn met medewerkers over hun doelen, ontwikkeling, wensen en ambities. Dat heeft echter niet zoveel met beoordelen te maken, maar vooral met het stimuleren van de groei en betrokkenheid van je medewerkers.

Oftewel: de continue dialoog is absoluut een belangrijk onderdeel van de HR-cyclus. Of je een formele beoordeling wil doen, is een andere vraag.

Misverstand 2: Beoordeling gebruiken als slechtnieuwsgesprek

Regelmatig wordt het beoordelingsgesprek aangegrepen als ‘natuurlijk moment’ om een medewerker te vertellen dat hij niet goed functioneert. Dat is misschien lekker makkelijk, maar tegelijk ook een slecht idee (en precies de reden dat een beoordelingsgesprek vaak wordt ervaren als ‘veroordelingsgesprek’). Het is immers in niemands belang dat het disfunctioneren langer aanhoudt dan nodig.

Een medewerker die onvoldoende presteert, heeft het recht dit te weten. Het schept duidelijkheid voor de medewerker en geeft hem de kans hier iets aan te doen. Het is dan ook belangrijk altijd direct in gesprek te gaan om de oorzaak te achterhalen en samen te bepalen hoe de prestaties weer op het gewenste niveau komen.

Wil jij de HR-cyclus simpeler en effectiever maken?

Download dan nu ons gratis e-book 'In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus'

Het doel van beoordelen

Voordat je bepaalt hoe je de beoordeling precies gaat vormgeven, is het belangrijk om het doel van beoordelen duidelijk te hebben. Het doel is niet om de groei en betrokkenheid van je medewerkers te stimuleren (misverstand 1) en ook niet om je medewerkers aan te zetten tot beter functioneren (misverstand 2).

Het doel van beoordelen is om de formele kant van de zaak te regelen. Misschien niet zo sexy, maar daarom niet minder belangrijk. Het bepalen van een eventuele salarisverhoging of een promotie zijn typisch zaken die je op basis van een formeel en onderbouwd oordeel wilt doen.

Met dit doel in het achterhoofd zijn 2 vragen belangrijk bij het vormgeven:

  1. Hoe richt je het beoordelingsproces in?
  2. Wie doet de beoordeling?

Hoe richt je het beoordelingsproces in?

Hierbij een aantal opties die je kunt overwegen bij het inrichten van de beoordelingsmomenten.

Het ‘klassieke’ beoordelingsproces, maar dan beter

Het klassieke beoordelingsproces bestaat vaak uit enkele gesprekken per jaar. We schreven al eerder waarom deze klassieke HR-cyclus verdwijnt. Dat wil echter niet zeggen dat bijvoorbeeld één formeel beoordelingsmoment in het jaar een slecht idee is.

De crux is dat dit moment geen verrassingen moet bevatten. Daarom is het belangrijk dat de medewerker gedurende het jaar voldoende input krijgt op zijn functioneren. Dat kun je doen door medewerkers periodiek te laten reflecteren en feedback te laten verzamelen, maar vooral door regelmatig met ze in gesprek te zijn over zijn voortgang en ontwikkeling. De uitdaging zit hem erin om ervoor te zorgen dat dit ook echt gebeurt.

Tot slot is het belangrijk te beseffen dat het hebben van een formeel beoordelingsmoment nog niets zegt over wie daadwerkelijk de beoordeling uitvoert. Dat kan ‘klassiek’ de leidinggevende zijn, maar er zijn alternatieven. Zie Wie doet de beoordeling?

Wil jij de HR-cyclus simpeler en effectiever maken?

Download dan nu ons gratis e-book 'In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus'

Geen beoordelingen doen

In organisaties waar de salarisontwikkeling vaststaat door salarisschalen en periodieken en waar er weinig perspectief op doorstroom is, is een formele beoordeling mogelijk niet nodig. Je wilt uiteraard graag met medewerkers in gesprek blijven over de doelen, ontwikkeling en tevredenheid. Maar het voegt dan weinig toe om daaraan een ‘oordeel’ te koppelen.

Achmea is een organisatie die heeft gekozen om te stoppen met beoordelen.

Feitelijk is dit alleen een optie als er het individuele functioneren van de medewerkers geen rol speelt in de salaris- en carrièreontwikkeling.

Spontane beoordelingsmomenten

Sommige organisaties die af willen van de vaste momenten, maar tegelijkertijd niet zonder beoordeling kunnen of willen, kiezen voor ‘spontane beoordelingsmomenten’. Dat betekent dat een leidinggevende op eigen initiatief en op een willekeurig moment een beoordeling kan initiëren. Zo’n beoordeling is dan bedoeld om een medewerker die een buitengewone prestatie levert of snelle ontwikkeling doormaakt extra te belonen.

De gedachte is dat het grootste deel van de medewerkers in de basis gewoon goed functioneert en dat slechts enkelen boven zichzelf uitstijgen. Juist deze hoogvliegers wil je extra kunnen waarderen.

ABN AMRO is een organisatie die heeft gekozen voor spontane beoordelingsmomenten.

Overigens hoeft het initiatief niet per se van de leidinggevende te komen. Je kunt er ook voor kiezen om teams, collega’s of de medewerker zelf een spontane beoordeling te laten initiëren.

Het gevaar van de spontane beoordelingsmomenten is dat er willekeur ontstaat. De ene manager zal dit sneller of vaker doen dan de andere. En de ene medewerker is hierin assertiever is dan de andere. Bovendien bestaat het risico dat in de waan van de dag überhaupt niet wordt gedacht aan de optie van een spontane beoordeling.

Om dat te voorkomen kun je – iets minder spontaan – een aantal momenten in het jaar prikken waarop leidinggevenden (of teams of medewerkers) bewust stilstaan bij de vraag wie er in aanmerking komt voor een extra beloning.

Wie doet de beoordeling?

Naast het inrichten van het proces van beoordelen, is het belangrijk te bepalen wie daadwerkelijk de beoordeling uitvoert (als er een beoordeling is natuurlijk). Traditioneel is dat vaak de leidinggevende. Dat is historisch zo gegroeid, maar steeds meer organisaties lopen aan tegen de beperkingen. Behalve dat het veel tijd vraagt van leidinggevende, is het risico op een eenzijdig beeld nadrukkelijk aanwezig. Bovendien maak je medewerkers afhankelijk van hun leidinggevende (i.p.v. bijvoorbeeld zelfsturend).

Er is dan ook een aantal alternatieven, dat je in steeds meer organisaties tegenkomt.

Teambeoordeling

In een setting met intensief teamwerk (bijv. bij zelforganiserende teams) kun je kiezen voor een beoordeling door teamleden. Als je intensief samenwerkt in een team, heb je immers een heel goed beeld van de talenten en verbeterpunten van je collega’s (waarschijnlijk beter dan de leidinggevende). Bovendien heb je er een direct belang bij dat je collega’s goed presteren, dat maakt jouw werk immers ook makkelijker, leuker en beter.

De keerzijde van de medaille is dat veel medewerkers er niet op zitten te wachten om hun collega’s te beoordelen en het ‘eng’ vinden om echt streng te zijn naar hun collega’s, als dat nodig is. Je brengt dus een nieuwe dynamiek in het team, die niet per se de productiviteit bevordert. Het hangt dan ook sterk af van de volwassenheid van het team en het onderlinge vertrouwen of dit gaat werken.

Een voorbeeld van een organisatie die met teambeoordelingen werkt is Garansys. Lees hier hun persoonlijke ervaringen.

Zelfbeoordeling

Een tweede alternatief is zelfbeoordeling. Dat klinkt heel spannend en dat is het misschien ook wel :-). Spannend voor de organisatie, want wie zegt dat medewerkers zichzelf niet veel te positief beoordelen? En spannend voor de medewerker, want hoe doe ik dat nu op een eerlijke manier, zonder mezelf tekort te doen?

Het is dan ook belangrijk om medewerkers te helpen een reëel beeld van hun eigen functioneren te krijgen. Organisaties die voor zelfbeoordeling kiezen, stellen daarom vaak eisen aan het proces. Bijvoorbeeld over reflectiemomenten, het verzamelen van feedback en het in gesprek zijn met collega’s. Op die manier is het zelfoordeel een logische uitkomst van een proces in plaats van een subjectieve momentopname.

Zelfbeoordeling past bij uitstek bij een HR-cyclus waar je het eigenaarschap helemaal bij de medewerker legt (zie deel 1 van deze blogreeks over ‘eigenaarschap’). Het vraagt om voldoende reflectief vermogen bij de medewerkers en vooral om vertrouwen dat medewerkers dit naar eer en geweten doen.

EMC Performance is een organisatie die voor zelfbeoordeling heeft gekozen.

Maak je eigen keuze

Het is nu aan jou om te bepalen hoe je de beoordeling wilt vormgeven. Ga je überhaupt nog beoordelen? En zo ja, op welke manier en door wie? Ter geruststelling: er is geen goede of foute manier. Het is een proces dat je bijstuurt op basis van wat je leert.

Ben jij nog zoekende naar de concrete invulling van jullie nieuwe HR-cyclus? We organiseren regelmatig het webinar ‘Vernieuw je HR-cyclus’. Je kunt je nu tijdelijk GRATIS inschrijven. Voor meer informatie: Webinar: ‘Vernieuw je HR-cyclus’.

In het volgende en laatste deel van deze blogreeks komt het thema ‘tooling’ aan bod. Veel organisaties realiseren zich dat een goede ondersteunende tool hun medewerkers kan helpen. Sommigen zijn juist bang dat tools een goed gesprek in de weg zitten en vooral administratie introduceren. Hoe kom je tot een goede afweging voor jouw organisatie?

Wil je als eerste het volgende deel van deze blogreeks ontvangen? Laat dan hier je e-mailadres achter.

Jochem Aubel en Stefan Op de Woerd zijn de oprichters van Dialog, verrassend simpele software voor een effectieve HR-cyclus. Benieuwd hoe Dialog medewerkers en leidinggevenden hierbij ondersteunt? Bekijk dan de product tour.

Lees verder